新築住宅、リフォーム事業で電子契約を活用。業務効率化によって仕事のクオリティを向上

印紙代の削減と業務効率化が課題

御社の事業内容について教えてください

1979年5月に設立された誉建設は、「家づくりを通じて幸せを創造するお手伝いをさせていただきます。」というビジョンのもと、徳島県を中心に質の高い住まいをご提案する新築住宅事業、長年にわたって培ってきたノウハウと技術力でサポートするリフォーム事業、さらに家具の小売販売やインテリアコーディネート、オリジナル家具・建具の開発を行うインテリア事業を展開しています。

お客さま、社員、協力業者さま、誉建設に携わる皆さまに向けて、全ての人・家族が物心共に満たされ、幸せにする事を目的として、企業活動を行っています。

電子契約サービスを導入することになったきっかけを教えてください

阿波銀行さまから紹介があり、「試しに電子契約を使ってみよう」と思ったことがきっかけです。当社で取り交わす契約書の多くには印紙が必要ですが、電子契約であればお客さまの印紙代負担を削減できます。

これまでは、対面で見積書や契約内容をご説明し、ご納得いただければその場で押印をいただいていました。契約書をお客さまのもとへ受け取りに伺うことも多く、手間と時間を要していました。現場業務と並行して事務処理を行うことに課題を感じていたため、活用に至りました。

不自由も抵抗感もなく導入、活用を推進

導入に際して、苦労したことや難しかったことはありますか

特に苦労はありませんでした。注文書のデジタル化にあたって、すでにクラウドサービスを利用していたこともあり、契約書の電子化にもスムーズに移行することができました。

操作も簡単で、細かな説明がなくても直感的に利用できます。社内メンバーも抵抗感なく活用できています。

契約書を電子化することで、お客さまの反応はいかがでしたか

現在では9割以上のお客さまから電子契約にご承諾いただいています。導入初期から、スムーズに移行できました。お客さまの年齢層は幅広いですが、「使い方がわからない」といった声はほとんどなく、自然に受け入れていただいていると感じます。

紙の契約書を希望される方も稀にいらっしゃるため、その際はもちろん従来通り、紙での契約締結を行っています。

新築住宅事業、リフォーム事業で電子契約を活用

現在はどのような用途でSMBCクラウドサインを利用していますか

当社では、新築住宅事業およびリフォーム事業で取り交わす工事請負契約書において活用しています。

また、事前にご確認いただいた見積書は、工事請負契約書とともにSMBCクラウドサインを通じて送付しています。

工事の規模にかかわらず、建築業法上、工事請負契約書の締結は必須です。すべてを紙で対応しようとすると大きな労力がかかりますが、電子契約であればメールで送るだけなので非常に効率的です。

業務効率化や生産性向上の観点からも、電子契約には大きな意義があると感じています。

株式会社誉建設　大坂直也氏

運用していくにあたって工夫した部分はありますか？

特別な工夫をしているわけではありません。私たちはもちろん、お客さまからも「使い方がわからない」といった問い合わせはほとんどなく、問題なく運用できていると感じています。

紙でも電子でも契約の基本的なフローに違いはなく、スムーズに契約締結ができています。

締結業務を省力化し、仕事のクオリティを向上

本格的に活用をはじめて、効果を実感しているのはどのようなところでしょうか

印紙代の削減は、当社だけでなくお客さまにとっても大きなメリットです。

ただ、それだけではなく、新築住宅の工事や大規模リフォームはもちろん、当社では小規模な工事やメンテナンス業務も含めると、年間100件近くに及びます。これだけの件数の契約書を全て紙媒体で行おうとすると多くの労力がかかりますが、電子契約によって作業負荷を減らすことができ、本来注力すべき業務に時間を割けるようになりました。限られた人員で多くの案件を対応する中では、時間を有効に使う工夫が不可欠です。

電子契約の導入によって生まれた時間を活用し、仕事の精度やクオリティを高められている点が、最も大きな導入効果だと考えています。

他にも効果を感じている部分はございますか

コンプライアンス遵守の面でも効果を実感しています。契約の締結状況を把握しやすく、送付や締結の漏れを防ぐことができます。

こうしたミスはお客さまの信頼を損ねるリスクにつながるため、電子契約で状況を常に確認・対応できる体制は、大きなリスク軽減にもなっています。

業務範囲が広いからこそ、電子契約を活用した効率化が求められる

今後の活用方針についてのお考えがございましたら教えてください

現在は工事請負契約書を中心に活用していますが、今後は図面などそのほかの契約関連書類についても電子化を検討していきたいと考えています。

SMBCクラウドサインの導入や活用を進めたいと考えている他の企業に向けてメッセージをお願いします

多くの中小工務店では、担当者が現場監督をしながらお客さまとの打ち合わせ、図面の作成、見積もり、業者の手配や発注、さらには契約までを担っているケースが多いかと思います。

電子契約を活用することで、こうした膨大な事務作業を省力化し、業務の効率化を図ることができます。実際に導入してみて、「もっと早く取り入れていればよかった」と感じています。

業務効率化によって、本来注力すべき業務により多くの時間を使うことができます。生産性向上に課題をお持ちの中小工務店の皆さまには、ぜひ導入を検討されることをおすすめします。