産業廃棄物処理の契約で電子契約を活用。業務を効率化しDX化を推進

DX化の推進施策として契約書の電子化を選択

御社の事業内容について教えてください

清澤氏
当社は解体工事に始まり、産業廃棄物の収集、運搬、処理、さらには処理後のリサイクル再資源化など、グループ会社の総力を結集して、スムーズで、安全・低コストのリサイクルサービスを提供しています。

不要なものを捨てるのではなく資源として再活用できるようにする、循環型の社会を構築していくことが私たちの使命として、数々の廃棄物を再資源化し、資源循環社会に幅広く貢献しています。

1995年に創業し、現在では地域社会の皆様および取引先各位のご支援により、長野県内のリサイクル企業としてはトップシェアを誇っています。

株式会社フロンティア・スピリット　総務部　清澤和輝氏

電子契約サービスを導入することになったきっかけを教えてください

清澤氏
きっかけとなったのは、弊社社長が2023年の年始に宣言したDX化です。宣言を受けて、経営企画でDX施策を検討しはじめました。

施策検討の中で、弊社の場合ですと契約が年間数千件発生していたので、電子化できれば大幅な業務効率化が実現できると考え、まずは契約書類の電子化をしてDX化を推進しようとなりました。

電子契約の導入以前は、契約書等の書類は郵送が主になります。定形外郵便での郵送が多かったのですが、郵便代が値上がりしていることもあり、契約書の電子化を実現することでコスト削減、ひいてはDX化の推進につながるのではないかと考えました。

数ある電子契約サービスのなかで、SMBCクラウドサインの何が決め手になりましたか

清澤氏
東京で開催されていたEXPOに参加した際、目に留まり話を伺いました。

SMBCクラウドサインの他にも複数の電子契約サービスが世の中にはありますが、海外向けをベースに展開していると思われるサービスもあります。他のサービスと比較した際、弊社サービスは国内向けにサービスを提供している企業ですので、電子契約も国内を中心にサービスを提供しているシステムが良いと思い、SMBCクラウドサインを導入することを決めました。

根気強くメリット伝え、契約書の電子化を推進

現在はどのような用途でSMBCクラウドサインを利用していますか

瀧本氏
現在は産業廃棄物処理の契約書が電子契約利用の大部分を占めています。中でも、収集・運搬・処分の契約書がメインで活用しています。

産業廃棄物処理の契約書の種類は、収集運搬契約書、処分契約書、そしてこれらを合わせた収集運搬処分契約書の3つとなっています。品目や弊社のどの施設を利用するかなどに応じて3つの契約書を使い分けています。

清澤氏
導入当初は、営業担当者の多くが利用に抵抗感を持っていましたが、根気強くメリットを伝え続け、利用を促し続けました。その結果、瀧本をはじめ数人が活用を始め、そこからようやく営業部のみんなが使い始めてくれました。

実際に使い始めると、非常に簡単で業務が楽になったという声も上がってきています。もちろん、全員が活用しきれているとは言えないですが、徐々に広がっていっているという状況です。

株式会社フロンティア・スピリット　営業部　瀧本高博氏

運用していくにあたって工夫した部分はありますか？

瀧本氏
契約の相手方は地元の企業様が多く、電子化にあたっては口頭で説明できるお客様については8割ほどが電子化できています。

地元のお客様については8割ほどですが、顔を合わせることが難しいお客様、メールや電話のみでご案内するお客様については現状2〜3割ほどの電子化率になり、まだまだこれからといった状況です。電子契約についての案内のPDFなどをお送りしてはいますが、時期尚早とのことでお断りをいただくケースもあります。

直接お会いして、口頭でご説明できればこれまで電子契約を扱ったことのないお客様でも、電子化にご協力いただけることが多いと感じています。口頭でご説明する際は、今後は弊社として契約書を電子化していく方針の旨をお伝えして、SMBCクラウドサインで用意されている受信者向け案内資料や、自身で作成した案内資料を用いて「ワンクリックで締結完了できるので簡単ですよ」とお伝えしています。

締結までに数週間かかっていた時間を削減し、生産性が向上

本格的に活用をはじめて効果を実感しているのはどのようなところでしょうか

清澤氏
手間の削減という部分が最も効果を実感している部分になります。契約までの流れもそうですが、締結後の書類の管理という面でも作業工数が大きく削減できています。

紙の契約書ですと、別途リストを作成して書類の管理をしています。一覧にして、どこに保管してあるかを記載して、過去締結した契約書を探しやすくなるようにしていますが、SMBCクラウドサインであれば席に座ったまま簡単に検索できるので、だいぶ楽になりました。

瀧本氏
我々の事業ですと、紙の契約書の場合は捺印をして各処分場に送付して、戻ってきて、また改めてお送りしてとなると、締結までに2〜3週間かかるものもありました。電子契約であれば、早ければ翌日には契約締結を完了できることもあります。そうなると、急ぎの収集などにも対応できることになり、時間が生まれたことも大きな効果として挙げられると思います。

清澤氏
生まれた時間を他の業務に充てることができるようになったので、生産性の向上につながっていると感じますね。

手間や管理工数の削減の他にも効果を感じている部分はございますか

清澤氏
産業廃棄物処理の契約書ですと収入印紙を貼付する必要がありますが、電子契約では不要となるので、印紙の面でもだいぶ負担を減らすことができています。

他にも、紙の契約書ですと契約書を郵送でやり取りすることになります。郵便代も値上がりしていますし、

契約書と一緒に産業廃棄物処分業許可証も添付して、契約によっては車両一覧や処理フロー図、運搬経路図といった書類も添付して一緒に送付することができるので作業の効率は上がっていると感じます。

電子契約活用の幅を広げていきたい

今後の活用方針についてのお考えがございましたら教えてください

清澤氏
先ほどお話した通り、営業部ではこれまでは数名の利用でしたが最近になり、ようやくみんな使い始めてきたと実感しています。産業廃棄物処理の契約書以外での電子契約の活用も今後は増やしていきたいと考えています。

社内でも社外でも、新しいものを取り入れるということに抵抗感を持つ人が一定数いることは事実です。そういった方々にも活用するメリットをしっかりとお伝えして、契約書類の全面的な電子化を進めていきたいですね。

SMBCクラウドサインの導入や活用を進めたいと考えている他の企業に向けてメッセージをお願いします

清澤氏
電子化することで、郵送コストもタイムラグもなくなります。郵送だと時間が掛かることもありますし、契約書の確認が今どこで止まっているかといったステータスも把握することができます。

コストの削減はもちろんですが、業務の効率化、ひいては生産性の向上に課題を持つ企業様は契約書電子化をぜひご検討いただけたらと思います。電子契約を導入することが、自社のデジタル化推進の一助になるかもしれません。