さらなる100年へ、印紙代だけでなく手間も時間も削減し経営を効率化

主力事業において契約締結にかかる印紙代が高額に

御社の事業内容について教えてください

当社は大正2年（1913年）に「野村製瓦工場」を創業し、昭和26年に「有限会社野村瓦工業」として設立しました。大正・昭和・平成・令和と4つの時代をまたぎ、長く関わってくださっている顧客やパートナーのみなさま、また時代に合わせて変わり続けてくれた社員のおかげで、110年もの間、事業を続けてくることができました。

現在は長野県を中心に、瓦事業、自然エネルギー事業、eスポーツ事業、またグループ会社では建築事業、採石業・産業廃棄物業等の事業を展開しており、それぞれの分野で技術を磨き、さらなる100年へ向け研鑽を続けています。

株式会社野村屋　代表取締役　野村健太氏

電子契約サービスを導入することになったきっかけを教えてください

当社の事業それぞれにおいて、多くの契約締結業務が発生しています。なかでも主力事業である、自然エネルギ―事業においては、2024年までに設置した産業用ソーラーパネルは約500箇所に上り、家庭用ソーラーパネルの数は約3,500棟を超えています（※）。

現在も建設数は増加しており、年間での契約本数が多く、印紙代が高額になってくるケースも多々あります。このような状況の中で、電子契約というものがあることを耳にして、自社でも調べていく中で印紙代を節約できるということがわかりました。より効率的な経営を実現するためにも電子契約を社として取り入れようとなりました。

※事業開始から2024/12までの発電所建設数

印紙代の削減以外ではどのような部分で紙での契約の課題を感じていましたか

紙の契約ですと、かさばりますし保管も大変です。また、相手方とのやり取りは対面もしくは郵送になります。郵送する際には案内文を作成して印刷、切手と封筒を用意してポストに投函するといった一連の作業が発生します。

費用面だけではなく、手間や時間の観点でのコスト削減も効率化を実現するうえでの大きな課題のひとつでした。

契約書管理の手間を削減。紛失の心配も解消

数ある電子契約サービスのなかで、SMBCクラウドサインの何が決め手になりましたか

SMBCクラウドサインは、締結した書類データがクラウド上に保存されている為、社内はもちろん社外にいても24時間書類の保存データを確認できます。

紙の契約書の場合、確認するためには社内にいる必要がありますし、紛失する可能性もゼロではありません。そういった手間や心配が解消されるのは大きな魅力でした。

独自資料も作成し、社内書類はできる限り電子化へ

現在はどのような用途でSMBCクラウドサインを利用していますか

それぞれの事業で活用を進めていますが、主には自然エネルギー事業でのソーラーパネル設置先となる土地の売買契約書や賃貸借契約書の電子化です。

また、ソーラーパネルのオーナーさまとの工事請負契約書、施設の維持管理の業務委託契約書などもあります。協力会社さんなどと締結する発注書なども電子化できているので、SMBCクラウドサインの利用は多岐にわたります。

これらに加えて、秘密保持契約書、譲渡契約書、賃貸借契約書、顧問契約書、マネジメント基本契約なども現在は電子化できています。

もちろん、契約締結のお相手の事情により電子契約での締結が難しい場合もあります。しかし、基本的には多くのお客さまに電子化に賛同いただいていますので、できる限り社内の書類は電子化していく方針です。

株式会社野村屋　専務取締役　野村康太氏

運用していくにあたって工夫した部分はありますか？

電子契約に抵抗をお持ちの方もいらっしゃるので、そういった場合には、直接立ち会って作業をご一緒することもあります。また、使い方の手順を簡易的にまとめた資料も独自に作成しているので、締結前にお渡しすることで電子契約に不安をお持ちの方でも安心して締結を進めていただけるように工夫しています。

SMBCクラウドサインのテキストボックス、チェックボックス機能を利用することもあります。初めて締結をする際はすべて記入いただくのですが、複数回締結をしたことのあるお相手であればより簡単に締結処理ができるよう、こちらで事前に必要事項に記入した状態でお送りするなどの対応もしています。契約業務に関わるみなさんがストレスなく電子契約を利用できるようにしたいと思っています。

印紙代をはじめコストも手間も削減し、コンプライアンス強化も

本格的に活用をはじめて効果を実感しているのはどのようなところでしょうか

自社の印紙代の削減はもちろんですが、電子契約にすることで相手方も印紙代の負担が不要になりますので、双方にとってメリットになっています。また、紙の契約書の場合は案内状の作成や郵送の手間、郵送費や切手代といった部分も、契約書の締結の数だけ必要になるので、それらの時間や費用を削減できていることも大きなメリットになっていると感じます。

印紙代や手間の削減の他にも効果を感じている部分はございますか

電子契約を活用できたことにより、コロナ禍では対面でのリスク軽減にも繋がったと思います。

また、紙の契約書ですと、担当者で勝手に作成をして印鑑を押してしまうといったことが起きてしまう可能性もゼロではありません。現在の弊社の電子契約の締結フローでは、しっかりと社の運用フローに沿って進めることができ、チェック機能を働かせることもできているので、コンプライアンス強化につながっていると感じますね。

取引先にも電子化のメリットを伝えていきたい

今後の活用方針についてのお考えがございましたら教えてください

引き続き、全社的に電子契約を主体に進めていく予定です。もちろんお相手あってのことですので、すべての契約書を電子化することは難しいかと思います。ですが、電子契約を取り入れることで双方にメリットがあるので、できる限り電子化していきたいと思います。

抵抗感を持つ取引先には、電子化のメリットや使い方をお伝えして、電子契約を多くの方に受け入れていただけるようにしたいですね。

SMBCクラウドサインの導入や活用を進めたいと考えている他の企業に向けてメッセージをお願いします

これまでの紙での契約締結の習慣を電子化することは、最初は不安があると思います。しかし、SMBCクラウドサインであれば、メールやチャットの問合せ、また定期的なオンラインで面談等のサポート体制もしっかりしているので安心し導入を進めることができると思います。

業務の効率化や、生産性の向上などDX化に興味をお持ちの企業さまはぜひ一度、問合せする価値はあると思います。