契約書、同意書、議事録などあらゆる書類で活用、事前の工夫が社内浸透と業務効率向上に結びつく

最新書類かどうかがわかりにくく、不安を抱えながらの契約業務

御社の事業内容について教えてください。

平原氏
当社はオンライン上で身元確認を行うPolarify eKYCと、生体認証で当人認証を行うPolarify eAuthという二つの事業を展開しています。特にPolarify eKYCについては、2018年11月 犯罪収益移転防止法施行規則の改正に伴いオンラインで完結する本人確認方法であるeKYCが認められて以降、銀行や証券会社・信販会社やクレジットカード会社などの金融機関や通信キャリア様など、中心に多くの事業会社様に採用を頂き、国内トップクラスのシェアを獲得しています。

SMBCクラウドサインの導入の経緯について教えてください。

福島氏
弊社は出自がSMBCグループかつFinTech領域の会社でしたので、「まずは導入を」ということで2020年にはSMBCクラウドサインを導入していました。ただ、グループ内企業との契約では利用していたものの、グループ外企業との契約ではほとんど利用ができていないのが実情でした。

そうしたなか、2024年4月に社内の業務効率化をさらに進めていこうという機運が高まり、その一環としてSMBCクラウドサインの活用促進を図っていくことになりました。全社的に積極活用していくべく4月から見直しを行って、6月から本格活用を始めています。

平原氏
契約書を受領する側としては他の電子契約サービスも利用していますが、少なくとも受信してから内容を確認し、承認や同意をするまでのフローはSMBCクラウドサインが最もシンプルでわかりやすいです。社員は出向者や業務委託や派遣など、様々なバックグラウンドのメンバーで構成されているので、使いやすさ、直感的な操作性は一番の重要ポイントだと思っています。

株式会社ポラリファイ 企画管理部長 平原正樹氏

以前の紙の契約書ではどのような課題がありましたか。

福島氏
紙の契約書の場合は書類を郵送でやりとりしなければならず、押印などの作業も発生します。当社は大半の社員がテレワークで業務に従事していますが、郵送や押印のためには出社しなければならず、契約を1件締結するのにも時間がかかっておりました。

営業担当者がスピード感をもって顧客提案を行っても、契約プロセスがネックとなり当社サービスの導入が遅れるといったケースが発生していたことが当社の課題でした。加えて、海外の企業とのやり取り等もあり、契約手続きに1カ月以上かかることもざらでした。

また、締結した契約書は社内に保管していますが、膨大な量なので過去の書類を探すのにも苦労していました。

スムーズな運用のためテンプレート化など事前準備を万端に

本格活用を始めるまでの準備期間ではどんなことをされましたか。

福島氏
SMBCクラウドサインの利用を拡大するには、直接お客さまと契約書をやりとりする社内の営業担当者や契約事務担当者がサービスを理解し、それをお客さまに正確に伝えられるようにする必要がありました。

そのため、そもそもSMBCクラウドサインとは何なのか、電子契約にすることで業務にどんなメリットがあるのか、どのようにお客さまに電子契約を打診すると良いのか、といった点を理解してもらうためのマニュアルを作成の上で勉強会を開催しました。そのときの様子は録画していますので、人事異動や新入社員で入社してきた方にはそれを見てもらうことにしています。

さらに、お客さまに電子契約を打診する際のメール文面と、電子契約を利用する際の社内決裁の稟議に関わる資料をテンプレートとして作成し、依頼がスムーズできるような体制を整備しました。

推進してくなかで、難しかったことや苦労したこと、工夫したことなどはありますか。

福島氏
社内では電子契約を使える環境を用意していましたが、お客さまからの申出がない限りは紙での契約をしていました。「お客さまにお願いしてもきっと断られるだろう」と打診についても逡巡する社員も少なくありませんでしたが、いざその人がお客さまに電子契約を依頼してみると、意外とすんなり承諾してくれるケースが多くかったですね。

社内からは「実際に使ってみたら契約業務がかなり楽になった」という声もあり、SMBCクラウドサインの活用が出来ていなかったのは「使ったことがないから今まで通り紙の契約にしたい」、というような心理的なところが一番の要因だったのかなと思います。利活用を促すために、粘り強く何度も重ねて周知したこと、担当窓口を明確化して不明点や困りごとがあれば即時対応ができる体制を周知したことで社内の理解やスムーズな運用につながったと考えています。

株式会社ポラリファイ 企画管理部 福島夏欧氏

平原氏
SMBCクラウドサインの担当の中村さんからは社内浸透を図るための推進方法、他社事例についてもレクチャーを頂きました。そういったナレッジの共有をはじめ、SMBCクラウドサインからのしっかりとしたサポートがあったこともうまく推進ができた要因のひとつだと思います。

現在はどのような書類にSMBCクラウドサインを利用していますか。

福島氏
契約書や同意書の類いは、すべてSMBCクラウドサインを利用するようにしています。なかでも多いのは、我々の認証サービスを検討・利用されるお客さまとの契約で、秘密保持契約書や利用申込書です。ほかには発注書やシステム開発に関わる契約書にも使用しています。

平原氏
株主様にお送りする同意書にも使用しています。定時・臨時株主総会に際しては、取締役からの提案について同意・不同意を求める承諾書をお送りするのですが、そこでもSMBCクラウドサインが役に立っていますね。あとは株主総会の議事録作成にも活用しています。

業務負担軽減に加え、他のアナログ業務の電子化の後押しも

導入の効果についてはいかがでしょうか。実感しているところがありましたら教えてください。

平原氏
工数削減が大きいです。契約書のやりとりは営業担当者がそれぞれで行いますが、各人で印刷、製本、押印、発送、回収管理、格納と対応していたものが、大きく削減されています。

福島氏
以前は相手方からなかなか契約書が返送されず、いつになるだろうとやきもきしていたのが、SMBCクラウドサインだと相手方のプロセスの進捗も見えるので安心できますね。そういう心理的な意味での負担軽減にもなっているように思います。

それと、今後期待される効果でもあるのですが、契約書データを一元管理して過去の契約内容をリモートから確認できるので、業務効率は格段に上がるはずです。

平原氏
副次的なところですと、他の業務の電子化のハードルが低くなったことが挙げられるかもしれません。以前は請求書を一通一通紙にプリントアウトして封緘、郵送していたのですが、電子契約導入のタイミングで請求書についてもPDFファイルのメール添付にするかどうかをお客さまに確認したところ、みなさんからOKをいただけたんです。電子契約をきっかけに、紙からの脱却に抵抗感がなくなるという意識変革が進んだことも収穫でした。

運用において戸惑うようなところはありませんでしたか。

福島氏
一度でも使えばみなさん感覚的に使えるようになるので、その意味で戸惑いみたいなものはほとんどなかったですね。当初は新しいサービスの導入や運用に抵抗感がある者もいましたが、今ではSMBCクラウドサインは使いやすくて良いサービスだと言ってもらえています。

電子化率を高めていくところで課題になっていることはありますか。

福島氏
以前の電子化率は20％以下でしたが、利用推進後は60％近くにまで上がってきています。他の電子化できていない書類のほとんどは、相手方の社内で電子契約時のルールがまだ整備されていないか、まだ使ったことがないので対応できないと応諾いただけないパターンです。

こうなると我々の側でできることは限られますが、電子契約にすることでどんなメリットがあるのかをしっかり取引先へ伝え、少しずつ利用実績を積み上げていくしかありません。導入社数が今後どれだけ増えていくかにもかかっているので、SMBCクラウドサインにもぜひ普及拡大を頑張ってほしいですね（笑）。

一度使ってみれば心理的なハードルもなくなる

今後の活用方針についてはどのようにお考えですか。

福島氏
紙のやり取りを極力減らして、業務並びに管理の効率化を進めていきたいと考えています。その中で、契約関連業務についてはSMBCクラウドサインの利用を進めたいです。当社では現状「契約締結業務」のための利用にとどまりますが、「AI契約書管理」や、社内システムとのAPI連携など、管理業務への活用が業務フロー改善も検討していければと思っています。

最後に、SMBCクラウドサインの活用を検討している企業に向けてメッセージをお願いします。

福島氏
私自身、本格運用を始めるまではSMBCクラウドサインをほとんど利用したことがなかったのですが、実際に使ってみると「こんなに簡単なの？」と驚きました。

UIはシンプルで使いやすく、コストもリーズナブル。誰がいつどんな契約をしたのかがわかって安心できるので、本当にいいサービスですよね。なので、一度騙されたと思って使ってみてほしいと思います。それだけでこのサービスの魅力は良くわかると思います。

※本インタビューは2024年10月に実施されたものです。内容は取材時点のものになります。