ハンバーガーチェーンの全国展開に電子契約が貢献、管理工数だけでなく印紙コストも削減へ

店舗展開などに伴う大量の契約業務が負担に

御社の事業内容について教えてください。

神谷氏
当社の基幹事業はハンバーガー専門店「モスバーガー」のチェーン展開です。フランチャイズ加盟店と一部直営店で日本全国に1,300店舗以上を出店しており、それら店舗への食材の卸売などを担っています。フランチャイズ加盟店がほとんどを占めていますが、加盟店同士の横のつながりによって、同じモスバーガーでも店づくりに個性や特色を出して、フランチャイズならではの強みを発揮しているのが特徴です。

株式会社モスフードサービス 法務・総務・アセットマネジメントグループ 神谷彩氏

電子契約サービスを導入することになったきっかけを教えてください。

神谷氏
一番は新型コロナウイルスの影響です。出社が難しくなったときに、紙の契約書への捺印をどうすべきかという議論が持ち上がりました。出社制限のなか捺印のために出社することもあったのですが、電子契約であれば自宅などリモートでもできます。他社さんからもコロナをきっかけに電子契約を導入したという話を聞いていましたので、その方が断然良さそうだと思って検討を始めました。

出社が必要という以外ではどのあたりに紙での契約の課題を感じていましたか。

神谷氏
とにかく時間がかかっていました。当社は出店のために、家主さんや地主さん、もしくは加盟店さんと賃貸借契約を結ぶことが多くあります。業務委託契約やメーカーからの食材購入、社内システムの購入や開発など、一般的な取引における契約も交わしています。

扱う契約書の数が比較的多い方だと思うのですが、印鑑を用意して、押印して、製本して郵送するという作業が膨大な量になっていました。さらに台帳管理の作業も必要で、郵送後の書類のやり取りにも時間がかかり、締結後の契約書の保管も大きな手間になっていました。

中津尾氏
押印と言っても件数が多いだけでなく、1つひとつの印影の向きにも気を使う必要があり、おろそかにはできない作業です。そのかたわら、総務と法務を兼ねる部門として社内の備品管理や法務相談への対応もしなければなりません。契約業務だけに集中できないのでどうしても時間がかかってしまいます。出社制限のあった時期は特にそのあたりの手間・時間がかかりすぎていることを痛感しました。

既存業務に容易に追加できるシンプルさ

数ある電子契約サービスのなかで、SMBCクラウドサインの何が決め手になりましたか。

神谷氏
いくつかの電子契約サービスと比較したなかで、最もシンプルに使えて、当社が考えていた運用フローに乗せやすい点が決め手になりました。他の電子契約サービスはワークフローを組めることをウリにしているものが多かったのですが、その分コストもかかります。当社では既存のワークフローシステムをそのまま使うことを想定していましたので、スムーズに既存業務に追加できるSMBCクラウドサインが魅力的でした。

導入するまでで苦労したこと、難しかったことはありますか。

神谷氏
最初は紙の契約書だったところを、電子化の第一弾としてメールで契約書のファイルをやりとりする形に変え、その後検討を重ねて2023年にSMBCクラウドサインを導入しました。新しいシステムを導入するとなるとセキュリティなど安全性の担保も必要で、その社内確認ができるまで時間がかかりました。

中津尾氏
社内で電子契約に慣れてもらうところにも少し時間をかけました。本格運用を開始する前に、肩慣らしの意味で電子契約の受信側になる形で導入を始めたんです。相手方から電子契約を持ちかけられた場合に対応するようにして、違和感を少しずつなくしていきました。

活用に向けて体制整備、フローも違和感のない形に

現在はどのような用途でSMBCクラウドサインを利用していますか。

神谷氏
取引先との売買契約や業務委託契約、店舗づくりに関わる設計事務所との契約、工事請負契約、注文書などでの利用がメインになっています。店舗の廃棄物処理に関する契約でも活用しているところです。

運用していくにあたって工夫した部分はありますか？

株式会社モスフードサービス 法務・総務・アセットマネジメントグループ 中津尾望氏

中津尾氏
導入時に全社向けに説明会を開催したり、SMBCクラウドサインからいただいたマニュアルをベースにカスタマイズして社内で共有したりしました。部内では他の部署から質問があったときにもすぐに答えられる体制を整えています。

紙の契約書を前提に組んでいた元々の社内申請のフローについては、電子契約するケースを踏まえて修正し、申請者が違和感なく手続きできるようにもしました。電子契約の受信専用のメールアドレスを用意して、相手方発信で電子契約するときにスムーズに対処できるようにしたのも工夫のひとつかと思います。

印紙の削減を図れることで利用拡大、契約への社内意識の高まりも

本格運用を開始して約1年ですが、効果を実感しているところはありますか。

神谷氏
体感的には今のところ1～2割ほどの電子化率となっています。賃貸借契約で紙の契約書を完全になくすのが難しい状況ではありますが、それでも電子化によって書類の回収と物理保管が不要になる、というところで格段に楽になっています。

契約書を送信して、相手が承認したらバックアップとして締結済みデータを社内サーバーに格納して終わり。印紙も不要ですから、印紙の在庫管理も貼付する手間も省けるようになりました。

中津尾氏
廃棄物処理などの委託の関係でも従来は印紙が必要だったのですが、電子契約にするとそれが不要になるからなのか、社内の関係部署での利用も積極的です。加盟店との契約では営業用設備などの高額な売買契約で印紙に数万円かかっていましたから、それがなくなるのもメリットだと思います。

紙の契約書では、当社保管分の提出忘れや書類の紛失などでスムーズに締結に至らないトラブルが少なからず発生します。何度も催促することもあれば、もう一度契約書を作成して送付し直すこともあります。それが電子契約だと確実になくなるので、回収率は100％。ここはかなり大きいですよね。

時間短縮など他の効果はいかがでしょうか。

中津尾氏
以前は契約締結完了まで半月～1カ月かかることも珍しくありませんでした。しかし、SMBCクラウドサイン導入後は早ければ社内申請から1日も経たないうちに契約締結が完了します。何よりパソコンやスマートフォン上で完結できるので、時間や場所に関係なく対応できるのは紙にはないアドバンテージだと思います。

また、社内のみなさんが契約というものに興味をもっていることがわかったのが収穫でもありました。説明会ではたくさん質問をもらえましたし、契約の方法や仕組み、プロセスなどに意識を向けてくれた方が少なからずいました。従来の紙での契約の時よりも意識が高まってきているのは副次的な効果と言えるかもしれません。

神谷氏
紙の書類でやりとりするような業務をSMBCクラウドサインで代替できないか、という社内問い合わせをもらうことも増えてきました。書類を大勢に一斉送信するときに、郵送は大変なので電子データで送りたい、といった問い合わせです。実際に数百名の相手方に承諾書のようなものを一斉送信するところでSMBCクラウドサインを使うことができました。

中津尾氏
文書内に記載する情報やフォーマットが1人ひとりわずかに異なっていたので、部内で役割分担はしましたが、トラブルなく送信できましたし、ある意味電子契約サービスのメリットを一番活かすことができたユースケースだったように感じています。

今や紙書類よりも電子契約の方がリスクは少ない

今後の活用方針について考えているところがありましたら教えてください。

神谷氏
全国の加盟店とはフランチャイズ契約を締結しているのですが、それを電子化していきたいと考えています。契約書に付随する書類は紙原本でやりとりしなければいけないのでハードルはありますが、担当部門と一緒に検討しているところです。子会社との契約も、各社で体制を整えなければいけないという課題はありますが、可能な限り電子化を進めていきたいですね。

SMBCクラウドサインの導入や活用を進めたいと考えている他の企業に向けてメッセージをお願いします。

神谷氏
当社は電子契約の割合はまだ多くはないのですが、それでも作業は格段に楽になりました。送信した契約書は100％回収できて、タイムスタンプなどの改ざんリスクも防止できます。以前は「電子契約は安全なのか」という漠然とした不安を感じる人も多かったと思うのですが、今や紙の書類よりもSMBCクラウドサインの方がリスクは少ないと思っています。

中津尾氏
電子契約がなぜ成立するのかを理解しようとすると、そもそもの契約書の成り立ちを知る勉強にもなります。SMBCクラウドサインの導入に際して、みんなが法務の知識を高められるのが意外なメリットでもありました。

最近はテレワークを取りやめるところも増えてきていますが、電子契約を導入することでペーパーレスや働き方改革にもつなげることができます。本当に働き方を改革したいなら、SMBCクラウドサインから始めるのが一番の近道なのかもしれない、と感じているところです。