滋賀の巨大病院で電子契約を導入、印紙代だけで年間数十万円単位の削減、業務負担の軽減も

紙契約の管理の手間、コスト高が大きな課題

御院についてご紹介いただけますか。

坂川氏
社会福祉法人 恩賜財団 済生会は全国に40支部ありますが、済生会滋賀県病院が所属するのはそのうちのひとつである滋賀支部です。滋賀県病院として昭和12年に開設し、病床数は393床。滋賀県の三次救急指定病院、かつ災害拠点病院としてドクターカーを運用しているほか、ドクターヘリの基地病院として滋賀県全域のみならず、京都府南部地域と福井県嶺南地域の3エリアをカバーする、滋賀支部では最大規模の医療施設となっています。

電子契約サービスの導入の経緯を教えてください。

済生会滋賀県病院 経理課 課長 坂川氏

坂川氏
以前から電子契約の仕組みを導入したいと考えていたところ、済生会の本部が、済生会の各施設で利用することを前提にSMBCクラウドサインを契約したということで、そこに相乗りするような形で導入することにしました。改めて業者選定する手間もかかりませんので、スムーズに使い始められるだろうと考えました。

紙の契約書における課題感はどういったところにありましたか。

坂川氏
ひとつは管理面です。保管スペースには大量の書類がすでにあり、広い部屋でもありませんので、場所を確保するのが難しくなってきていました。重要書類ですから鍵のかかるところで保管しなければならず、そうするとその鍵はどう管理するのか、誰がその鍵を使えるのか、といった決め事も必要です。さらに紙書類は紛失のリスクもゼロではありません。

もうひとつはコスト面です。契約内容によっては高額の収入印紙が必要になりますし、簡易書留やレターパックなど郵送費もかさむうえ、契約書に押印するための事務負担も大きい。そうした管理負担とコストを軽減できるということで電子契約に期待しました。

本格運用の開始までスムーズに進みましたか。

坂川氏
そうですね。本部が主導したこともあって、当院の契約業務に関係する管理者との調整もスムーズにいきました。新システムを導入するとなると半年かかることもあるのですが、SMBCクラウドサインは運用開始まで2カ月ほどしかかかっていません。

ただ導入にあたっては、監査法人から電子契約に関する規定やマニュアルをしっかり整備するよう指導がありましたので、済生会本部の情報管理課やSMBCクラウドサインの力も借りて作成しました。そこに若干時間をかけたところもありますね。

運用上で工夫したところはありますか。

坂川氏
本来なら承認権限はできるだけ立場が上の人間が持つのがいいのかもしれません。ただ、そうすると1人に集中して事務が停滞してしまいかねないので、各課の上長に承認権限を与える形にしました。それによって各課で契約事務が完結できますし、流れもスムーズになるだろうと。たとえば電子契約するときはまず上長を経由して、その上長が承認した後に相手先に届く、という流れです。

ただし、契約内容については管理者が事前に必ず把握しておく必要があります。そこで、あらかじめ紙書類で稟議を管理者まで回すようにしています。その稟議承認を受けてから相手方と契約締結する、というルールにしていますので、権限移譲についても特に問題なく進めることができました。

印紙コストの削減は年間60万円以上、締結スピードも改善

SMBCクラウドサインの利用状況はいかがでしょう。

坂川氏
現在は主に総務課、資材課、情報システム課の3部署で活用しています。請負契約で印紙税が発生する契約書や、書留などで郵送コストがかかっている契約書が中心です。

そのなかでも多いのは、病院館内の清掃業務や、物品管理、薬剤補助、施設管理などに関する業務委託契約です。他には医療情報システムや放射線治療システム、電子カルテのシステムの保守契約もありますし、病棟の新築・改修工事など、施設の工事請負契約でも利用しています。これらはいずれも契約金額が大きく、印紙税も高額でした。

最終的には他の契約書も含めてすべて電子化したいところですが、非常に量が多いですし、それらは今のところ目立ったコストもかかっていませんので、おいおい検討していきたいと思っています。

導入した結果、目に見える効果はありましたか。

坂川氏
2023年度と2024年度はそれぞれ数十件の契約をSMBCクラウドサインで締結しました。2023年度は1年間に約60万円の印紙税を削減でき、2024年度はまだ半ばですが、すでに前年度と同程度の削減ができています。郵送費が不要になったことも考えると、コスト削減の度合いはさらに大きくなっていると思います。

済生会滋賀県病院 総務課 渡邉氏（右）

渡邉氏
以前の紙契約では、書類を用意して郵送するだけでなく、印紙購入の決裁をとるなどの準備も必要で、契約締結まで2週間以上かかっていました。それが電子化したことで、スムーズにいけば2日程度で完了するようになりましたね。

SMBCクラウドサインはとにかく使いやすくて、大変に感じたところも特にありません。契約書の形にするときも、WordやExcelで作成したものを大量に印刷するのではなくPDF化すればいいだけなので、本当に手間が減りました。

ただ、初めて電子契約サービスを利用するような相手方だと途中で進捗が止まってしまうことがあります。そういうときはSMBCクラウドサインのリマインド機能で催促する場合もありますが、契約書の送信直後に電話でも連絡するようにしています。手間取るのはだいたい最初だけで、一度契約締結できれば2回目以降はすんなり進められる印象です。

運用を進めていくなかで苦労することはなかったでしょうか。

坂川氏
電子契約を利用したことがない取引先様も多く、時間がかかることがあります。電子契約で進めるには相手方の合意が必要で、そのためには電子契約がどういうものなのかを説明しなければなりません。

また、相手方のほうでも担当者や承認権限者を決めていただき、メールアドレスを教えていただかなければならない。とにかく印紙も押印も不要で、郵送の手間や契約業務の負担も軽減できる、ということを相手方に丁寧に説明して、ご理解いただくことが大事ですね。

高額な印紙税がかかる契約に利用して業務を楽に

今後の活用方針についてお聞かせください。

坂川氏
検討を始めようとしている段階でまだ決まってはいませんが、人事課の非常勤職員の雇用契約書や健診センターの人間ドック・健康診断の委託契約書で使えるかもしれない、と思っています。事務・管理面での手間や郵送費がかかっているようならSMBCクラウドサインの活用を模索していきたいですね。

他の医療施設や企業に向けてメッセージをお願いします。

坂川氏
業務委託契約は医療施設だけでなく一般の企業でも発生するものですし、高額な印紙税を負担するケースも少なくないと思います。契約業務をこなすための時間や手間も無視できませんから、SMBCクラウドサインを導入してコスト削減するとともに、業務負担を減らして楽になってほしいですね。楽になった分は本来業務に時間を割けるようになる、というような考え方もできるのではないでしょうか。