日本を代表する社会福祉法人が電子契約の一括導入を推進、電帳法対応とともに劇的なコスト削減の一手を打つ

電帳法対応、脱ハンコ、コスト減を目的に電子契約導入

御法人の事業内容について教えてください。

遠藤氏
私たちは、全国40都道府県にある405施設と、約66,000名の職員を擁する日本最大の社会福祉法人です。明治天皇の「恵まれない人々のために施薬救療によって生活困窮者を救済しよう」という理念のもと1911年に設立され、傘下の病院では生活困窮者等に向けた無料低額診療のほか、離島やへき地に医療を提供する活動などにも力を入れています。

社会福祉法人 恩賜財団 済生会 事業部 情報管理課 課長 遠藤朗氏

組織本部となる事業部の情報管理課はどのような役割を担っているのでしょうか。

髙橋氏
情報管理課は、一般の企業で言えば情報システム部門に当たります。支部や病院などの各施設を含め、法人全体で利用するシステムの導入検討や物品の共同購入などを担当しています。その一環としてSMBCクラウドサインを導入したということになりますが、それに限らず本部や各施設における電子化推進の旗振り役としても活動しているところです。

SMBCクラウドサインの導入に至った経緯について教えてください。

髙橋氏
導入したのは2022年3月で、ちょうど電子帳簿保存法への対応について検討が求められていた時期でした。官公庁の脱ハンコのような動きもあって、今後は紙契約から電子契約への移行が進むことも考えられました。

さらにそのタイミングで、病院などの各施設から電子契約サービスを利用できるようにしたい、という要望も出てきました。そこで、印紙代等の削減額がグループ全体で動いた方が当然インパクトあると考え、導入検討を始めたということになります。

検討時にはいくつか他のサービスとも比較しました。導入の決め手は、締結した契約書データの検索性の高さ、タイムスタンプ付与のような電帳法の要件における対応度などの点で、SMBCクラウドサインが最も優れていると感じたことですね。

年間数千万円の印紙代、電子化で丸ごと削減も可能に

現在はどの用途でSMBCクラウドサインを利用していますか。

髙橋氏
本部では、たとえば外部の業者との物品購入に関わる契約書など、ごく基本的な契約締結に利用しています。本部以外も、すでに30以上の施設でSMBCクラウドサインを導入しています。用途としては同じように物品購入やリース契約に絡むところが多いようです。

社会福祉法人 恩賜財団 済生会 事業部 情報管理課 髙橋洋平氏

導入したことによる効果を実感している点はあるでしょうか。

髙橋氏
特に大きいのは印紙が不要なことですね。たとえば施設の改修や建て替え工事は支払額が大きいので、1件あたりの印紙代が数十万円、数百万円になることも珍しくありません。印紙代だけで年間数千万円のコストになっていますので、それを省けるだけで少なくないコスト削減につながります。

また、印紙購入や契約書の発送のために郵便局に行くことが減りましたし、押印も不要になって内部での手続きを省けるようにもなりました。

導入を進めていくなかで戸惑いなどはありませんでしたか。

遠藤氏
SMBCクラウドサインの操作自体はすごく簡単ですし、本部はもちろんのこと、各施設からも戸惑いがあったという話は聞いていません。SMBCクラウドサインの担当の方から説明会などの導入支援を受けることができ、我々本部からも電子契約の利用にあたり決裁規定のひな形を各施設に配布したこともあって、大きな混乱なく受け入れてもらえたのではないかと思います。

契約の電子化だけでなくワークフローの整備も重要

運用において課題に感じている部分はありますか。

遠藤氏
外部の業者が電子契約に対応していないケースがまだあることでしょうか。以前から電子契約サービスを利用しているような業者が相手だと、紙の契約書で締結するより圧倒的に早く手続きできます。しかしそうではないところだと、最初に相手方の社内審査が必要になってかえって電子契約の方が時間がかかることもあります。そこをいかにクリアしていくかはこれからの課題です。

名取氏
契約を電子化すると同時に、稟議申請などを含めたワークフローのシステム化を進めることも重要に感じています。単にSMBCクラウドサインを導入しただけでは、施設によっては既存の紙書類による手続きとの組み合わせになって、電子化の恩恵が十分に得られない場合もあるからです。

社会福祉法人 恩賜財団 済生会 事業部 情報管理課 名取知晃氏

ワークフローもシステム化したうえでSMBCクラウドサインを活用できるようにすれば、稟議から契約締結までシームレスにつながり、より高いコスト削減効果や省力化ができるようになります。基本的には各施設とも独立採算性で、導入するシステムも各施設が判断することになっていますが、こういうワークフローツールを導入したい、という声があれば本部でも可能な限り協力していければと考えています。

コスト削減と業務効率化を目指し、電子契約のさらなる推進へ

今後の御法人での活用方針など、考えていることはありますか。

遠藤氏
30施設以上が導入済みとはいえ、まだ利用していない施設の方が多いので、どんどん使っていただきたい、というのが我々の思いです。そのためにも、各施設向けに勉強会を開催するなどしてさらなる浸透を図っていきたいですね。

髙橋氏
先ほども申し上げたように、施設の改修や建て替えなどの工事で何百万円という収入印紙が必要になることがあります。電子契約にすることでそれが不要になるというのは、法人全体で見てもかなりインパクトのあるものです。

SMBCクラウドサインは物品購入だけでなく、雇用契約や施設利用者様との間の手続きなど、さまざまな場面で役立てることができ、業務の効率化にも寄与します。すでに積極活用している施設の運用方法も参考にして、それを他の施設にもお伝えして広げていければ、と思っています。