リース契約にデジタルの新しい風

既存の社内システムとAPI連携。業界の業務プロセスを見直すきっかけに

御社の事業と担当されている業務について教えていただけますか。

当社の主な事業は、設備機器等のリースなどを通じて、取引先の経営を支援させていただくというものです。そのなかで私が所属しているリテールリーシング部門では、サプライヤーであるメーカーさまと販売会社さまがそのお客さまに設備機器などを販売しやすくなるよう、リースや延払といった手法を通じて、販売の仕組み作りのお手伝いをさせていただいています。

SMBCクラウドサインを導入されましたが、導入前にはどういった課題や経緯があったのでしょうか。

2020年、コロナ禍で業務のデジタル化に向けた気運が高まりました。これまでのオフィス業務を在宅でどう対応し、社員や取引先の安全をどう確保していくか。それを検討していくために「在宅勤務推進PT」というチームが発足し、そのなかで「リテール電子契約プロジェクト」が立ち上がりました。

取引先と当社との契約書や注文書のやり取りについてデジタル化するとともに、サプライヤーとエンドのお客さまとのやりとりをDXしていく。そのために、当社のデジタル開発室や法務部など、関係各部の協力を仰ぎながら電子契約の導入を進めていくことになりました。

御社では以前から審査業務を電子的に行うシステムを活用するなど、リース業界では先進的な取り組みをされています。

以前は紙や電話を使って手続きしていたところを、審査申込機能や契約照会機能を備えた「SECOND PLUS」と、オンライン会議システムの「assetforce live」というシステムに置き換えて、お客さまとサプライヤー、当社との間でリースなどに関する申込み、審査の手続きを電子的に、効率的に行えるようにしています。

このシステムに電子契約の仕組みも追加していく構想を早期から打ち出しました。ちょうど立会人型の電子認証の有効性に関する政府見解が出たこともあり、数ある電子契約サービスのなかでも、利用にかかる準備が少なく、API連携も容易なSMBCクラウドサインを導入することに決めた、ということになります。

本運用の開始は2021年1月頃からですが、SMBCグループとしてDXにどう取り組んでいくべきか、お客さまやサプライヤーと、この社会情勢のなかでリモートリレーションをどう構築していくか、という観点で、SMBCクラウドサインからはそれ以前からプロアクティブに、丁寧にご支援いただいたことも決め手になりました。

SMBCクラウドサインを導入されているのは具体的にはどの部分になりますか。

当社とリース契約されるお客さまとの間でのリース契約書に利用しています。当部門ではお客さまとは最もシンプルなリース契約を結ぶことが一番多く、そういった汎用性があって利用率の高いものから電子化していこうと考えました。

契約にあたっては、まずお客さまからSECOND PLUSを通じて審査に必要な情報をいただき、販売会社にその審査の結果を伝えて、OKであれば正式なお申し込みをいただきます。その後、契約手続きの案内をしながら、SMBCクラウドサインと連携して契約書をメール送信し、お客さまに承認していただければ締結完了、という流れです。

現在の電子契約の利用率はいかがですか。また、目標なども設定されていましたら教えてください。

現在はすべての契約書式を電子化できておりませんが、導入から約半年の現時点では、電子化可能な対象契約の約6％程度がSMBCクラウドサインでの契約になっています。

また、1カ月あたりの電子契約は数百件に上っており、毎月増えているところです。今年度末までには、電子化可能な対象契約の約4割を電子化することをターゲットにし、以降は社内システムでさまざまな契約書の書式に対応するための追加開発を行った後、順次利用を拡大していくことになると思います。

社内システム以外のところで、利用を広げていくにあたっての課題はありますか。

小口リースというビジネスは、複写式の紙の契約書を使って、お客さま、サプライヤー、当社の三者間で手続きするという形式において、業務プロセスがしっかりと組まれているところがあります。当社側で電子化できるシステムを整えても、それを機能させるにはサプライヤーの方でも業務プロセスを変えていただかなければなりません。

他にもリース会社はたくさんありますし、そのなかで当社のように電子契約の仕組みを導入しているのは珍しいですから、当社との取引においてのみ、サプライヤーが新しい業務プロセスに変更していかなければならない、というのは1つのハードルかと思います。

しかし、電子化によってペーパーレスが前提となれば、業務のさまざまな部分を効率化できることは間違いありません。ただ電子化するだけに止まらず、業界のこれまでの業務プロセスを見直すきっかけにしていきたいとも考えていますので、各社とすりあわせをしながらSMBCクラウドサインを含めた我々のシステムをより利便性の高いものにしていく、というところをすでに始めています。

書類不備が激減。地域における輸送コストの削減にも

導入において難しかった部分、苦労されたことなどはなかったでしょうか。

先ほど申し上げたように、契約件数が膨大ですので、電子化の影響は小さくありません。特にサプライヤーの側では、業務プロセスを変えなければならないところで戸惑いもあったと思います。開始当初、運用していくなかでシステムトラブルがあり、厳しいお叱りも受けました。

しかし、ご迷惑をおかけしたことは真摯に反省しつつも、それを踏まえてより利便性を高めるように改善活動を続けてきました。我々としては、当社や業界のDXに向けて一歩も引かないという気概で取り組んでいます。中長期的に見れば、こうした電子化はお互いに大きなメリットがあるはずだからです。

社員やサプライヤーに浸透させていくために、具体的にどんな取り組みをされましたか。

取引先となるサプライヤーへの理解・浸透を促すために、まず社内の営業部に電子契約について教育・周知するのに時間をかけました。毎月ペースで説明会を開催し、お客さま向け、サプライヤー向け、当社営業スタッフ向けのマニュアルも作りました。

よくあるお問い合わせをQ＆Aの形で整理してイントラネットに掲載し、それをサプライヤーにも資料化してお渡ししています。また、仕組みや導入メリットを理解してもらいやすいように動画やチラシも作って配布しました。

三井住友ファイナンス＆リースの電子契約プロモーション動画
https://www.youtube.com/watch?v=ApCqoYYH-GI

サプライヤーに対してSECOND PLUSやassetforce liveのような新しいデジタルツールを広げてきたノウハウがあるので、今回のSMBCクラウドサインでもその経験は活きています。現場の声をもとにシステムや運用を改善していくというトライアル＆エラーはこれからも絶え間なく繰り返します。開発を内製している分、素早く、柔軟に改善していける対応力の高さは我々の強みだとも考えていますので。

導入後には多くの苦労もあったようですが、現在、効果として特に実感している部分はありますか。

やはり契約締結がスムーズで、非常に早く完了できるところですね。紙書類のやりとりや押印が必要なく、人の手をほとんど動かさずにメールなどで処理が進んでいくのは、とにかく楽です。

また、紙書類に手書きするため記入ミスなどの書類不備が多くなりがちだったのが、リースビジネスにおける大きな悩みでもありました。その解決を図れるのも電子化を目指した理由の1つでもあったんです。クラウドサインにすることで、最初にお客さまからいただく申込情報をベースに大部分を電子化できるため、不備が明らかに減っています。

コスト面はいかがでしょう。

紙書類をやりとりする際の郵送費用は、1件1件はわずかでも、大量の件数を扱っているのでトータルでみれば大きなコストになります。書類のやりとりや押印にかかる時間も劇的に削減されるので、間接的なコストも含めると効果は計り知れません。

たとえばお客さまとやりとりする全国のサプライヤーは、地域によっては広大なエリアをカバーしていて、書類を郵送することもあれば、お客さまに直接持って行くこともあります。輸送にかかる負担は決して小さくないんです。今の情勢下ではわざわざ出社して押印するような手間は減らしたいところでもありますし、それを避けられるのも大きなメリットですね。

今後、SMBCクラウドサインの活用をどのように広げていこうと考えていますか。

単純なリース契約に加えて、延払契約にも電子契約の範囲は広げていくつもりです。保守サービスを含むようなリース契約もありますので、そうしたあらゆる形態の書式に対応したいとも考えています。

電子契約が当たり前になってくれば、ひょっとすると、リースのビジネスモデル自体も変わってくるのではないか、という予感もしています。紙の契約では、サプライヤーがお客さまに直接出向いて契約をクロージングするところまでが1つのビジネスになっていましたが、これからは従来と同じモデルでやりたいというところと、契約締結は我々のようなリース会社に任せたい、というところに分かれるかもしれません。

そうなったとき、あらゆる契約を電子化して効率化しておかないと業務が回らなくなる可能性もあります。ビジネスの局面ごとの変化を捉えながら、我々がそのどちらにも対応できるような素地をつくっていかなければならないと感じているところです。

最後に、SMBCクラウドサインの導入を検討している企業に向けてメッセージがありましたら。

我々の場合、組織としても大きくなってきたため、新しいことに対して動きが重たいカルチャーになっていたかもしれません。しかし、コロナ禍でビジネス環境がガラッと変わったことで、プロジェクト化して推進し、全社横断的に連携しながら新しいこと、DXにチャレンジしていく気運は非常に高まりました。

もちろんそのなかで失敗も課題もありましたが、クラウドサインが誰でも簡単に使えるツールだったのは、社内でスムーズに浸透させることができた要因の1つだったように思います。

詳しいＩＴ知識をもっていないと使えないようなツールでは、やはりDXを進めていくのは難しい。私のようにデジタルの素地がない人間でも簡単に理解できますし、むしろそういう人が担当者として関わる方が、社内外にオープンに取り組んで広く展開していきやすいと感じますね。