テレワーク最後の1ピース

法令遵守に厳しい銀行が採用するクラウドサービスに普及の確信

最初に御社の事業内容を教えていただけますでしょうか。

海原氏
当社は、2002年の創業以来一貫してWeb技術の普及・発展に努めて参りました。

当社の事業は大きく分けて２つあり、1つは企業向けにWebシステム開発、スマートフォンアプリ開発、コンサルティング、UI/UX設計、技術トレーニングなどの各種サービスを提供しています。もう1つは、アプリ開発プラットフォーム「Monaca」を国内外のエンジニア向けに提供しています。さらに「Apache Cordova」など世界的なOSSプロジェクトへの貢献活動にも力を入れています。

「Monacaクラウド」は25万人が利用するアプリ開発クラウドで、Web技術でiOS、Android、PC向けのアプリを同時開発することができます。Monacaを利用して12万のアプリが世界中で開発されています。

小林氏
学校教育分野にも力をいれており「Monaca Education」の提供から始まり、2020年1月には「アシアル情報教育研究所」を設立しました。「Monaca Education」は、教育機関における情報教育を通じて中高生の未来を拓くプログラミング教育サービスです。生徒たちはスマホアプリを作りながらプログラミングの基礎学習から作品作りまで取り組めます。特別なソフトウェアのインストールは不要であり、ブラウザを用いてクラウド環境でプログラミング学習を進めていくことが可能です。

これまでに1000以上の教育機関で利用されており、和歌山県への県立高校一括導入他、多くの教育機関でご利用いただいています。

そんな中でSMBCクラウドサインを導入されたきっかけは何だったのでしょうか。

小林氏
いろいろな紙の書類・資料を全部なくしてペーパーレス化したいというのは、ずっと以前から考えていたことです。取引先と結ぶ受発注関係や業務委託などの契約書類に関しても、紙である必要がなければどんどん電子化したいと思っていました。

ただ電子化するにあたっては、社内と同時にその取引先の押印文化が鍵になってきます。取引先の同意を得られず電子化がなかなか進められない……と悩んでいたのですが、そんなときにSMBCクラウドサインが設立されるという話を聞きました。

SMBCグループや銀行で使っている、というところはやはりインパクトがありました。当社の取引先には大企業が多く、セキュリティやコンプライアンスを特に気にされます。ですので銀行で導入されるようなシステムであれば、そのあたりはクリアになっていると考えました。

取引先に説得力ある形でお願いしやすくなりますし、SMBCクラウドサインであれば自然と多くの企業に普及していく確信というか、すごく大きな期待もありました。その時点で、SMBCクラウドサインを導入する障害は我々の中ではもうありませんでしたね。

学習コストはかからずスムーズに導入、英語対応も重視

紙から電子に移行するなかで、社内で戸惑いみたいなものはありませんでしたか。

小林氏
私たちが開発会社ということもあって、従来から業務のいろいろな場面で、チャットやタスク管理などのITツールを使うのが当たり前になっていました。ですので、むしろ待ってましたと。やっと紙がなくなる、ということでみんなに喜ばれましたね。

正直に言うと、社内でデジタル化されていなかったのは私たち管理部門が担当する契約業務だけでした。当社ではテレワークを全面的に導入していますが、管理部門だけはお客様とやりとりする書類のなかでどうしても押印が必要になり出社していたんです。でも電子化することで押印も省けるようになり、これでようやくデジタル化の最後の1ピースがはまった、という感じです。

社内普及を進めていくうえで、マニュアルを用意したり説明会を開いたり、といったことは？

小林氏
もちろんマニュアルがないと使い方がわからない可能性がありますので、簡易的ながらも操作の流れがわかる資料を用意して、導入の進め方を伝えるための説明会も実施しました。ただ、契約締結という業務は本来それほどややこしいものではないですし、SMBCクラウドサインの使い勝手自体もシンプルです。

さきほどお話ししたように当社のメンバー全員がさまざまなITツールを活用していて、常に効率的な仕事の方法を模索しています。開発業務においてはどんどん新しい手法が生まれ、置き換わっていきますから、新しいものを使うことに対して積極的なメンバーにとっては、SMBCクラウドサインの活用も難しくなかったのだと思います。

海原氏
たしかに、社内での学習コストはほとんどかかりませんでした。どちらかというと、最初のうちは取引先が使い慣れていないことで不安を覚えるところが多かったようですので、そこをいかに説明して不安を和らげるか、というところに注意を払いました。

そこで私たちからは、お客様の方では料金が一切かからないこと、電子署名付きの契約書は押印した紙の契約書よりよほど信頼性がある、ということを説明する文面をお渡しするようにしました。それでほとんどの方に納得していただいて、利用できるようになりましたね。

小林氏
SMBCクラウドサインから導入マニュアルの形でいただけたものがあったので、取引先への説明はほとんどそちらを提供するだけで済みました。取引先の担当者様にとっては、シンプルでわかりやすい内容だったのだと思います。

また、同じ内容の英語版の資料をいただけたのもありがたかったですね。当社は東京だけでなくサンフランシスコやハンガリーにも拠点があり、取引先には海外企業も多いんです。電子契約サービスを選ぶ上では、英語対応しているかどうかも実は重視していた部分でした。

海外企業との契約も当日で完了し、業務進行の適正化にも貢献

導入の効果としてはいかがでしょうか。コスト削減や時間短縮、業務効率の向上など、実感しているところがありましたら教えてください。

小林氏
地方や海外の取引先との契約締結もスピーディーになったことですね。海外と郵送でやりとりすると、書類の往復だけで2～3週間はかかるのが普通で、締結までにものすごく時間がかかってしまいます。ところがSMBCクラウドサインだとその日のうちに締結できる。どことでも、いつでも契約業務ができるのは、本当に大きなことだなと感じています。

Web上で進捗状況が確認できるのもいいですよね。紙の契約書だと、今どういうステータスにあるのかを知るには、誰かが逐一その情報をどこかに記録して、都度確認するような方法をとらなければいけませんでした。しかしSMBCクラウドサインでは画面上で状況をすぐ確認できますし、必要なときはリマインド機能で相手先に承認を促すなどして契約締結を確実に進められます。

時間を短縮できるようになったことで、他に何か良い影響はありませんでしたか。

小林氏
契約に時間がかかると、場合によっては締結が完了する前にやむを得ず先行して業務を進めなくてはいけないようなケースも出てきがちです。しかし最短でその日のうちに契約できるとなれば、開発スタートする直前まで契約や業務の内容を調整することができます。正しい形で取引できる環境を整えられ、その上でプロジェクトを細部まで詰めてからスタートできるようになったのは、導入によるもう1つの良い効果だったと思います。

海原氏
業務に余計な手間がかからなくなって効率化が実現すると、1日あたり、1人あたりの時間短縮はたとえわずかでも、積み上げていくと大きなものになります。まさに、自分たちのQOL（Quality of Life：生活の質）に直結するんですよね。

たとえば在宅ワークによる通勤時間やリモート打合せで移動時間が節約となります。クラウドサインを用いての業務時間短縮も同じことが言えます。ビジネスマンはたくさんの仕事を限られた時間のなかで遂行しているわけで、どこかの効率が上がって時間短縮できれば、1つずつの仕事をより丁寧にできるという利点もありますよね。

SMBCクラウドサインを活用されている中で、便利に感じている機能はありますか。

小林氏
アラート機能ですね。契約書の更新の有無やタイミングを、いちいち1つずつチェックしていなくても、自動的に教えてくれるのはありがたいです。あと共有メールの機能も便利です。誰かが「締結しました」といちいち報告しなくても、締結後には承認者だけでなくプロジェクトに関わる全員にメールで流れるようにできるので、チームとして手間なく状況を把握しやすくなります。

説明するときは、使い方の簡単さをさらりと軽い感じで

今後はどのように活用を広げていこうと考えてらっしゃいますか。

小林氏
SMBCクラウドサインで契約締結できるものにはどんどん利用していきたいと考えています。例えば日本国内で人材を採用するときには雇用契約でも使えますよね。国内は東京に拠点がありますが、これからは東京近郊に住んでいないと雇用できない、みたいな考え方はなくなると思っています。日本のどこに住んでいる方でも雇用することが増えていくはずですし、そういう場面で活用できるのは電子契約のメリットです。

SMBCクラウドサインに対して要望などありましたら。

小林氏
現在は、海外の取引先とも、日本の法令に従って契約締結できるときはSMBCクラウドサインを利用しています。ただし、海外の法令に基づいて電子契約する場合は、電子的な署名方式などの要件が変わってきます。たとえばハンガリーですとハンガリーの法令に準拠している必要があるため、その場合SMBCクラウドサインは今のところまだ利用していません。

ですので将来的には、SMBCクラウドサインが本格的にグローバルにも展開して、米国やハンガリーの法令に準拠して契約締結できるようになるとありがたいですね。

最後に、SMBCクラウドサインの導入を検討している企業に向けてメッセージをいただけますでしょうか。

小林氏
スピード面、運用面、マネジメント面で、どう考えても紙より圧倒的に電子契約の方が優位性が高いため、どんどん電子契約を進めることをお奨めします。先ほどもお話ししたように、メガバンクでも利用していることから法令順守という部分も確実にクリアしていますので。

導入コストというより、慣れという意味での運用コストが気になるところはあるかもしれません。ただ、シンプルで使いやすいツールなので学習にかかる時間は少ないですし、当社ではまだ検討中ですが、API連携も可能なので、自社の購買・受注システムなどとの連携まで考えての導入や運用も可能です。

海原氏
SMBCクラウドサインは必要な機能に絞られていて、契約締結の流れがよくわかります。ややこしくなく、管理すべき要素も多くないのが、数ある電子契約サービスのなかでも人気が高い理由なんだろうと思います。

取引先に使ってもらえるか、というのはやはり課題の1つではあります。そこで私が取引先に電子契約をお願いするときは、操作が簡単でシンプルだということを、丁寧に伝えるというより、さらりと伝えるようにしています。たとえば「ボタン1つで内容確認して承認するだけですよ」みたいに。未知のシステムを使うことの面倒さ、ハードルの高さを感じられるのは仕方がないことで、その意識をぐっと下げてあげられれば、と常々考えています。

大企業でも導入が進んでいる実感があり、電子契約サービスのデファクトスタンダードになってきている空気感が出てきています。みんなが使っているような状況になると、他の会社も導入を進めたくなる要因になるのではないでしょうか。裾野が広がっているSMBCクラウドサインは、企業間で共通認識ができやすく、一段と業務の電子化が進みやすくなるというアドバンテージがありますよね。