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全国220園を超える保育園運営に活用

~契約書DBによる管理業務の高度化を実現~

  • 雇用契約
  • 書類管理
  • 保育施設運営

株式会社キッズコーポレーション 総務部 総務課 内山 真理子氏

キッズコーポレーションでは、コロナ禍におけるテレワーク・業務効率化の実現のため雇用契約書などを中心に電子契約を活用。

契約書管理にSMBCクラウドサインをデータベースとして利用し、検索や確認などの管理業務も大幅に効率化。

「電子契約=クラウドサイン」という知名度の高さがポイントに

まずは御社の事業内容と、内山様の担当業務について教えていただけますでしょうか。

弊社は、病院内の保育園となる院内保育園や、企業内の保育園の運営受託および認可保育園などを運営しています。保育においては、「生きる力=人間力」「非認知能力」の育成を目的とし、子ども主体の保育である「キッズアプローチ」を実践しており、お取引様から評価をいただき、運営する園は全国で220園超になっています。また、中国、シンガポールでの保育事業の展開を進めており、グループ会社では保育士向けの求人サイトなどのメディア運営も行っています。

私が所属する総務部総務課の業務は多岐に渡ります。保育園での保育や運営業務が滞りなく行えるよう施設で使用している保育用品・備品の発注などをサポートすることや、業務用のパソコンやタブレットの管理、システム関連のアカウント管理・設定、それに伴うマニュアル作成、問い合わせ対応、さらには契約書の管理・押印といった業務も行っています。

コロナ禍においては、感染拡大防止の観点から、保育園の持続的な運営にも苦労が多かったのではないかと思います。

特に医療関係者のお子様をお預かりする院内保育園を数多く運営していることもあり、病院のスタッフの皆様が安心して働けるよう、より利用者の方々に寄り添うことをしてきました。通常の業務においてはもちろんのこと、たとえば助成金に関する相談なども含めて、病院のスタッフの皆様からのお問い合わせに対して丁寧に対応してきました。

そんな中でSMBCクラウドサインを導入されましたが、電子契約サービスを利用しようと考えたきっかけは何だったのでしょうか。

当初は業務の効率化が一番の目的でした。全国に220園超運営している保育園において、保育士などの弊社職員が2,000名以上働いています。そうした職員との雇用契約書の締結をより効率的に進めるために、電子契約が有効ではないかと考え、導入の検討を始めました。

また、ちょうどその2020年春のタイミングは新型コロナウイルス感染症が流行しはじめた頃で、弊社の本部では早い段階から在宅勤務を推奨いたしました。しかしながら、押印のためだけに出社しなければいけない状況も残っていました。お取引先様から電子契約での締結をご提案されることも増えてきていましたので、在宅でも契約業務を滞りなく進められるだろうという期待もありました。

全社的に電子契約のニーズは高かったと。

保育士などの弊社職員2,000名以上との雇用契約書の締結は、弊社の契約書締結業務の中でも一番ボリュームがあるので、人事労務を担当する部署で活用すれば効果が大きいと考えました。私の所属する総務課においては、お取り先様などと締結する業務委託契約書や秘密保持契約書、あるいはリース契約などを扱っていますので、押印を省いて在宅勤務がしやすくなるという点で、やはり効率が良くなりそうだという考えはもちろんありましたね。

総務課の契約業務において、他に課題として感じていたところはありましたか。

紙の書類では、社内で申請して押印し、それを相手方に郵送して押印、返送してもらうというフローになりますが、すべて完了するまでに工数や時間がどうしても掛かっていました。

また、過去の契約書は原本を保管するとともにPDF化をしていますが、PDF化して所定のフォルダに保存したり、検索したりすることに、ある程度の時間を要しているという管理上の問題も顕在化していたんです。

電子契約サービスを導入するにあたっては他のサービスとも比較されたのでしょうか。比較されたのであれば、その中からSMBCクラウドサインを選んだ理由も教えていただければ。

人事労務を担当する部署では、それまでテスト的に他のサービスを利用していましたが、本格的に電子契約サービスを全社導入するにあたり、改めてツールの選定を行いました。ただ、先ほどもお話ししたように、そもそも取引先からクラウドサインでの電子契約を依頼されることが多く、「電子契約=クラウドサイン」と言えるほどの知名度があったのは大きかったと思います。

電子契約は、お取引先様にも受け入れていただかないと成り立ちませんので、知名度があることはとても重要と考えます。相手方に安心してもらえる信頼性や、他社での導入実績が豊富にあること、さらに各社のサービスをトライアルで使用したうえで一番使いやすかったことも決め手になりました。相手方が複雑な操作をすることなく、すぐに契約書の確認と承認ができるか、という点も大事でした。

検索で契約書をすぐ発見。SMBCクラウドサインはデータベース的な役割も

慣れていた紙から電子に移行することで、現場が戸惑うようなことはありませんでしたか。

SMBCクラウドサインを使うことになる弊社内の押印担当者の人数は限られていますので、導入時にきちんと説明を行ったことで、大きな戸惑いや混乱はおきませんでした。SMBCクラウドサインからいただいた資料をもとに「電子契約とはこういうものだ」という説明書を作成した上で説明したことも効果があったと思います。ツール自体は直感的に操作できますので、みな、操作や手順にも早々に慣れました。

ただ、契約の相手方からのお問い合わせはありました。契約書に印影がなくても大丈夫ですかとか、電子契約とは何ですか、というようなお問い合わせです。電子契約がまだ普及途上であるためと思いますが、電話などで説明すると納得いただけました。

その他運用上注意したところ、工夫したところなどはあるでしょうか。

電子契約サービスは、他社のものもはじめ様々なサービスがあるので、全社で運用していくには、ガバナンスも重要だと考えました。

弊社では、電子契約の担当者全員を対象にした専用のメーリングリストを作り、電子契約が必要な場合はそのメーリングリスト宛に申請するという手順を加えました。それによってきちんと意識統一を図れたと思います。

SMBCクラウドサインを導入したことによる効果はいかがですか。

紙に比べて電子契約は締結までが圧倒的に早いと感じています。紙だと早くても1~2週間かかっていたのが、電子契約では遅くとも1週間以内、早ければその日のうちに締結が完了します。契約書を送信した後に、相手方が契約書を確認中なのか、承認が終わったのか、といったステータスがひと目でわかる点も、とても使い勝手がいいですよね。リマインド機能で承認を促すことが出来ることも良い点です。

締結後の契約書データはキーワード検索もできますから、総務課で課題となっていた「過去の契約書データを探すのに時間を要する」という点についても解決することができました。また、契約更新が近づいたときに自動で通知されるアラート機能も本当に便利ですよね。多くの契約1つ1つの契約期間を手動でチェックするのは大変で、ミスも起こりやすくなります。押印担当のスタッフからも、「これはいい」「楽になった」という声をもらえています。

SMBCクラウドサインの場合は、検索すればすぐに見つけられるという意味で、データベース的な役割も果たしているように思います。

それらの導入効果によって業務効率に影響はありますか。

紙の契約書はレターパックで郵送していますので、カバーレターを書き、宛先を書いて、封入してポストに入れるという一連の作業が必要になるわけですが、それがすべて省けることで、工数はとても削減できています。また、紙書類の保管スペースを用意する必要がないというメリットもありますよね。

契約締結のステータスが可視化できる部分についても、業務効率のアップにつながりました。多くの契約締結作業を、担当者で分担し並行して行っていると、どの契約がどういうステータスかお互い分かりにくかったのですが、今はSMBCクラウドサインでログインして画面を見るだけではっきりわかり、必要に応じて迅速に対処することができます。

紙の契約書が残っているところはまだありますか。また、今後の活用方針についても伺えれば。

たしかに、まだ紙の契約書で締結している相手方もいらっしゃいますが、引き続き電子化を進めていきたいと考えています。

また、相手方だけでなく、社内でも「この契約を電子で行っても問題は無いのか」という問い合わせもあります。更に活用度を高めるために、説明会を開催するなどして一段と社内での普及を推進していきたいですね。社内システムとのAPI連携も、業務効率化がより進められそうな使いどころが見つかれば、ぜひ取り入れていきたいと思っています。

最後に、SMBCクラウドサインの導入を検討されている他の企業に向けて何かメッセージがありましたら。

当初は「業務効率を上げられそうだな」という半ば想像みたいなところで、あまりよく知らなかった電子契約について調査し、SMBCクラウドサインを導入しました。しかし実際に使ってみると、契約締結までのスピードや業務効率は驚くほど向上しました。「電子契約はよく分からないから使わない」としりごみせず、積極的に新しいものを取り入れて、今の困りごとを解決していってほしいと思います。

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