建設現場でも電子契約が浸透

DXを推進していくなかで、契約書等を電子化へ

最初に御社の事業内容と、担当業務について教えていただけますでしょうか。

酒居氏
弊社（宮本組）は、官公庁・民間を問わず、土木・建築工事全般で事業を展開している総合建設業となります。道路、ダム、上下水道、河川、土地造成など社会基盤に関わる工事だけでなく、公共・商業施設、工場、寺社仏閣等の建築物に関わる工事も手がけており、近年は住宅づくりも行っております。

我々が所属する工務課は、工事現場から提出された請求書等の確認や工事請負契約書の発行などを主に担当しております。

建設業界ではICTの活用が進んでいると耳にします。御社ではたとえばどんなテクノロジーを活用されていますか。

酒居氏
当社では以前よりICT施工に力をいれており、一例として、現場ではレーザードローンを使った土量を測定するなどのICT施工を進めております。バックオフィスについても管理書類の電子化を促進しており、請求書や日報のように、従来は印刷された紙書類として保管していたものを、データ化してサーバーに保管し、各支店からでも閲覧・検索ができるように進めております。

契約書の電子化も御社のDXの一環かと思います。SMBCクラウドサインを選んだきっかけや理由を教えていただけますか。

酒居氏
契約書の電子化もDXの一環として兼ねてより検討しておりました。以前より大手ゼネコン様とお取引させて頂く際には、業界で使用されている標準的な電子サービスを受注側として利用しておりましたので、当社が発注側となる際にも、同様に電子化を図りたいと考えておりました。そんな折にSMBCクラウドサインの存在を知り、他の電子契約サービスとも比較しても、当社としての使用方法に当てはまるのではないかと感じ、導入させて頂いた形となります。

具体的にはどんなところで当てはまると感じられたのでしょうか。

酒居氏
SMBCクラウドサインは、操作方法も料金体系もシンプルでわかりやすい点でしょうか。契約の相手先となる協力業者さんのなかには、現場での作業が中心でお忙しい企業も少なくはない為、メールを受信してボタンを押すだけで契約締結できる手軽さはとても魅力的でした。また、他の電子契約サービスよりコストを抑えられることや、受注側となる相手先で、ユーザー登録の手間やサービス利用料などの費用が発生しないのも大きなポイントだと感じました。加えて、やはりSMBCグループというネームバリューですね。信頼あるブランドであれば、相手方も利用していただきやすくなるだろうという期待もありました。

以前は契約関連の業務においてどういった課題がありましたか。

前川氏
従来の紙ベースでのやり取りでの課題は大きく2点ありました。
1点目は契約までに非常に時間がかかっていたということです。従来は作成した契約書を社内承認者である上長達が確認・承認印を押印し、それから先方に送付するという流れとなっていたのですが、仕事柄承認者が外出していることも多く、送付可能な状態になるまで時間がかかってしまう事が少なくありませんでした。
2点目は、契約書の状態の把握に苦戦していたということです。契約書は作成されているのか、上長の承認は得ているのか、先方に送付しているのか等といった管理は、別途台帳等を用い行っていましたが、その都度更新しなければならない手間があり、また急いでいる際には記帳し忘れる事もある為、管理が大変でした。

前川氏
あとは相手先から返送されてきた書類のファイリングの手間ですね。収納するスペースにも限りがありますので、保管方法にも悩まされていました。

工事の急な変更が発生しても素早く契約を見直せるように

実際に導入してみて、効果は実感されていますか。

酒居氏
現在は工事請負契約の契約書や基本契約約款のやりとりとしてSMBCクラウドサインを導入しておりますが、従来と比べ、契約締結までのスピードの違いを大きく感じております。上長が出張中でもすぐに内容の確認、承認が可能ですし、従来の紙ベースでのやり取りでは、契約書の作成から契約書が先方より戻ってくるまでに1～2週間程度かかっていたものが、電子化によって最短1日で締結できるようになったというのは大きいです。契約書の発送や返送された後のファイリングの手間がなくなったところもありがたいですね。

前川氏
現場によっては、工事内容に急な変更が発生し契約を見直さなければならず、当日中に変更された契約書を発行してほしいと要望されることもありますが、電子契約では押印などの手続きのために社内・社外を奔走することなく、椅子に座ったまま、自席で作業を完結できるようになったのはとても助かります。コスト面では、書類の郵送費用を省けることもそうですが、印紙代を節約できるといった部分でもメリットを感じられているのではないでしょうか。

宮本組様のメリット	社内手続きの簡素化
	契約ステータス管理を省力化
	契約ファイリングを削減
相手先様のメリット	契約に掛かる印紙代の削減
	迅速な作業への着手

現在、社内での契約書の7割程度が電子化されたとお聞きしておりますが、残り3割の部分は、やはりまだ紙でやりとりしたいところが多いからなのでしょうか。

酒居氏
紙の方がいい、というのは実はごく少数です。お付き合いの長い協力業者さんとのやりとりは基本的に電子化にして頂いておりますが、その現場で1度きりな業者さんもあるので、そういったケースでは今のところ電子化を勧めるようなことはしておりません。3割というのはそのあたりが多いと思います。

導入にあたって戸惑ったこと、苦労したことはありませんでしたか。

前川氏
取引先の方から「正式な契約書として通用するのか」「操作が難しいなら導入は遠慮したい」というお問い合わせはありました。しかし、SMBCクラウドサインがどういったもので、どんな流れで利用するか、といった説明資料をお送りさせて頂いたところ、ほとんどの企業にご納得いただいております。

酒居氏
社内で戸惑うところはありませんでしたが、支店を含めた全社での運用ルールを決めるところは慎重になりました。管理のしやすさに大きく関わってきますから、書類データのファイル名の付け方、締結後の保管場所といった細かな部分で統一するためのルール作り、意識合わせに時間をかけています。

DXの推進に向け、さらなる電子化率アップを目指す

今後、SMBCクラウドサインの利用をどのように拡大していこうと考えてらっしゃいますか。

酒居氏
本店における電子化率8割以上を、今年度の目標に設定しています。当社のDXプロジェクト、ICT環境の拡充を推進していくための活動の1つとして、その目標達成はもちろんのこと、全国の支店にも活用をどんどん広げていきたいですね。

最後に、SMBCクラウドサインの導入を検討している他の企業に向けてメッセージをいただければ。

酒居氏
自分たちの会社で本当にそんなことができるのかな、効率化につながるのかな、というように、電子化を難しく考えている会社もあるのではないでしょうか。当社も導入前はそうでした。しかしSMBCクラウドサインは、シンプルで直感的に使える。自分たちにも取引先にもデメリットはないので、ぜひ一度試してみてほしいですね。

特に、契約相手となる受注側に費用が発生しないところは大きな魅力になるかと思います。当社としても「費用は一切かかりません」と説明できるのは、相手先に電子契約を持ちかけやすい一番の要因にもなっています。お付き合いさせていただく協力業者さんに費用負担をお願いするのは、できれば避けたいですからね。