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駐車場の賃貸借契約を電子化

~90%の電子化を達成、新たなアイデアを考える余裕も~

  • 賃貸借契約
  • API連携
  • 不動産

株式会社パーキングマーケット セールスプロモーション課 髙橋 彩乃氏 カスタマーリレーション課 小泉 佑樹氏 オペレーションサポート課 飯田 唯氏

パーキングマーケットでは容易に連携可能なAPIが用意されている点から導入を決定。

郵送書類をゼロにするという目標の第一歩として、契約書類の郵送を大幅に削減できた。

書類全ての電子化を目指して、駐車場の賃貸借契約で導入

最初に御社の事業内容と担当業務について教えてください。

髙橋氏
当社は、駐車場に関連する様々な事業を手がけています。駐車場の施工、保守・点検といった事業のほか、私たちが所属する部署では収益化支援サービスのひとつとして駐車場のサブリース事業を行っています。駐車場を当社で借り上げることで所有者様には安定的な収益をお約束しつつ、その近隣で駐車場をお探しの方にお貸し出しする業務をお任せいただくというものです。

例えば、利用中の駐車場が割高なので少しでも安くしたい、お住まいの物件に駐車場がない、もしくは2台目以降のクルマを駐めたいけれど自宅駐車場には空きがない、といった方々にWebなどを通じてお申し込みいただき、賃貸借契約を締結しています。自動車だけでなくオートバイや自転車用の駐車場も取り扱っており、個人と法人のどちらでもご利用いただけます。

徹底的な調査により地域の賃料相場を把握し、駐車場に特化して運営の効率化を継続的に図ってきたことで、所有者様と利用者様の双方に対してリーズナブルな価格でのご提供を実現しています。ご利用者様に対しては仲介ではなく貸主としての立場で募集を行っていますので、詳細な情報をスピーディに提供できるのも特徴です。

髙橋彩乃氏

株式会社パーキングマーケット セールスプロモーション課 髙橋彩乃氏

SMBCクラウドサインはそうした駐車場の利用者様との賃貸借契約などで導入されたと伺っています。契約書を電子化しようと考えた経緯について伺えますか。

小泉氏
もともとは、駐車場のお申し込みをまずFAXで頂き、後日対面で契約を行っていました。しかし、近年は大部分がWeb経由でのお申し込みになり、契約も対面ではなく書類を郵送でやりとりするようになっていました。不動産業界で契約の電子化に向けた動きが活発になってきたこともあり、全部をデジタルで完結させていくにあたり、SMBCクラウドサインのような電子契約ソリューションを導入することで紙の契約書をなくせるだろう、と考えたのがきっかけです。

同じ不動産でも、住宅などでは紙が必要とされていた規制の緩和に向けた実証実験が進んでいるところですが、実は駐車場はもともとその規制の対象ではなかったため、電子化が進めやすかったのです。紙の契約書ですと、書類を郵送する手間や記入の不備が多かったことが課題でした。印鑑登録できないような浸透印(いわゆるシャチハタ印)が使われていたり、記入された住所に誤りがあったり。そうすると契約書を改めて送り直さなければいけませんし、場合によっては郵送を何往復もしてお互いに時間ばかりがかかっているケースもありました。

SMBCクラウドサインを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

小泉氏
他のサービスと比較検討する際、当社では社内決裁や契約手続きを独自にシステム化していて、そこと容易にシステム連携が可能なAPIが標準で用意されているかどうかがポイントの1つでした。また、SMBCクラウドサインは料金体系もシンプルでわかりやすいですし、SMBCグループという銀行を含むブランドの信頼感もやはり大きかったと思います。スマートフォンへの対応も含めて操作が直感的で簡単というのももちろんありますよ。

紙を郵送していたところから電子に移行するところで、社内で戸惑うようなことはありませんでしたか。

小泉氏
お客様に電子契約についてご案内するときに、最初の頃は自分の理解が不足していたせいで説明に少し手間取ったこともありました。でも全体的に見ると、紙の契約書をやりとりする必要がなくなったことのインパクトが大きく、当初の戸惑いはすっかり忘れていましたね。元々、申込をWebでする際にメールアドレスで本人認証をしっかり行っていたこともあり、社内からの反発みたいなものもありませんでした。

お客様の反応はいかがでしたか。

小泉氏
お客様の世代は幅広いこともあり、電子と紙のどちらで契約するかをお客様に選んでいただく際に「紙の方が安心」とおっしゃる方もわずかですがいらっしゃいます。電子契約については手順を説明する資料をあらかじめメールでお渡ししていることもあって、SMBCクラウドサインのシンプルな操作性によりわざわざ口頭で説明するまでもなく契約締結に至ることがほとんどです。

そういえば、当初は電子契約を選択していたものの、その後不安になって「やっぱり紙にしたい」と連絡してきたお客様がいらっしゃいました。でも、試しに電子で契約書を送付してみたら「これなら問題なくできます」となって、結局紙契約をせずに済んだこともあります。慣れないので不安もあるとは思うのですが、実際に使ってみると簡単なんですよね。

お客様の視点ですと、問い合わせも申込もWeb、本人確認のための書類提出もWebだけれど、最後の契約書だけは紙となると、流れとしても違和感があります。最後も電子化することで流れが自然になったと思いますし、手続き上の安全性、確実性も担保されますので、色々なところで利点を感じられているのではないでしょうか。

個人との契約の電子化率は90%。次なる紙削減に向けた取り組みもスタート

小泉佑樹氏

株式会社パーキングマーケット カスタマーリレーション課 小泉佑樹氏

導入の効果について伺えればと思います。たとえば時間短縮という点ではいかがですか。

小泉氏
当社の場合、お申込みいただいてから最短5日で駐車場の利用が開始できるというサービスも提供しています。たとえば自動車を購入するときは車庫証明の取得が必要で、その手続きのために車両の保管場所を確保しなければなりません。できるだけ早く納車されるようにしたい、と思う方も多いですから、すぐに駐車場を借りられる事が重要です。

ただ、紙の契約書をやりとりするとなると郵送では時間がかかってしまいます。それでも利用開始を急ぐあまり、契約内容をしっかり確認しないまま契約締結してしまうとすれば、なおさら望ましいことではありません。

しかし、SMBCクラウドサインで電子化したことで、すぐにお客様の方で契約内容を確認できるようになりました。契約書の締結も、紙だと3~4日かかっていたのが、電子では早ければ1~2時間で完了し、余裕をもって案内できるようになっています。おかげさまで申込件数が年々増加傾向にある昨今の事情も考えると、電子化は大正解でした。今後は現状の最短5日というスケジュールをもう少し早められないか、というところも含めて検討していけるのではないかと思います。

直接的なコスト削減につながったところはあるでしょうか。

小泉氏
紙書類の作成費用はもちろんのこと、お客様からの返送費用も当社で負担していましたので、その費用を大幅に削減することができました。紙で送付している書類がまだいくつか残っているので、全てを電子化できたわけではありませんが、紙書類の量は半分くらいになっていて、それだけでも効果の大きさを実感しています。

今のところ電子化したのは個人のお客様の契約のみですが、そのうち90%は電子化できました。将来的には郵送書類をゼロにするという目標もありますので、その第一歩として契約書類の郵送を大幅に削減できたのは、とても大きなことだと思っています。

その他、業務効率などで変化を感じているところはありますか。

小泉氏
最初の方でもお話ししたように、紙のときは契約書への押印や署名の不備にも悩まされていました。その場合はお客様に電話で再度ご説明する必要があったわけですが、電子になったことでそういった不備が発生しなくなりましたので、電話連絡することが減ったのは嬉しい効果でした。

また、社内では契約書に限らずどんどん紙書類をなくしていこうという動きがありますので、次はどの紙書類をどんな工夫でなくしていけるか、というようなアイデアを考えて会社に提案していく時間を作れるようになったのも、効果の1つと言えるかもしれません。

飯田氏
私の部署では、A3用紙2枚の契約書類を印刷して、押印して……などといった作業が紙の契約書の場合に発生します。1件1件はそれほど時間がかかるものではないとしても、毎月数百件と件数がとにかく多いので、その大半が電子化されトータルで見ると業務時間の短縮に大きく貢献しています。

お客様から返送されてきた紙の契約書の内容や押印の確認についても、確認すべき箇所が減らせたので、短時間で処理できるようになったのもありがたいですね。ファイリングして保管するような作業もなくなっています。すべてオンラインで確認できるようになったことで、在宅勤務でも問題なく作業できますし、業務効率は明らかに向上しています。

髙橋氏
私の部署はマーケティングですので、契約に関わる実務は本来発生しないのですが、電子契約の導入前だと契約件数が増える繁忙期には小泉の部署だけでは処理しきれず、こちらが協力したこともありました(笑)。今ではそんなことは一切起きていませんので、みんなが本来のチームの働きに専念できていますね。

運用していくなかで工夫されたところはあるでしょうか。

小泉氏
最近になって、社内システムからSMBCクラウドサインのリマインド機能を直接利用できるようにしました。契約書の通知メールを送ってもお客様の方で承認し忘れることがどうしても発生してしまいます。以前はSMBCクラウドサインにログインして、手動でリマインドを実行していましたが、最小限の手順でリマインドできるようになったのは、利便性がより高まる工夫になったと思っています。

他にSMBCクラウドサインで便利に感じている機能はありますか。

小泉氏
簡単に入力欄などを挿入して契約書類のフォーマットが作れる帳票作成機能や、ひな形として呼び出せるテンプレート設定の機能は本当に便利で、作業工数の大きな削減につながっています。

飯田氏
契約書の検索機能も助かります。お客様が駐車場の鍵などを紛失されたときには再発行をするのですが、その際には本人確認のため、契約書に記載している契約番号を伺っています。電子化されている状況ですと、互いに過去にやりとりした契約書データを確認するだけ。紙の契約書だとどこにあるか探すところから始めなければなりませんので、管理のしやすさという点でも格段に優れていますね。

将来的には法人との契約にも。サービスの一層の知名度拡大に期待

飯田唯氏

株式会社パーキングマーケット オペレーションサポート課 飯田唯氏

今後SMBCクラウドサインの活用をどのように拡大していきたいとお考えですか。

小泉氏
現在は、駐車場の解約のお申し出については紙書類でやりとりする形になっています。お客様の方で解約通知書を作成、押印してお送りいただくフローになっていますが、それも今後はSMBCクラウドサインで電子化できればと思っています。あとは、今電子化できているのは個人のお客様との契約だけですので、法人様との契約でも利用できるようにしたいですね。

飯田氏
実は、本人確認ができている方に関しては、Webフォームから解約手続きができる仕組みもすでに整えています。ですが、その仕組みを作ったのがちょうどSMBCクラウドサインの導入と同じ時期でしたので、その運用が軌道に乗り始めた今、SMBCクラウドサインも活用した1段階上の電子化はまさにこれから、ということになりそうです。

SMBCクラウドサインに対して期待していること、要望などがありましたら。

小泉氏
SMBCクラウドサインは電子契約サービスの中では大きなシェアを占めていて、知名度も高いですから、世の中に電子契約を普及させるための旗振り役としてもっとリードしてほしいと思います。個人のお客様の中には、それでもまだ「クラウドサイン」という言葉を聞いたことがない方もいらっしゃるようなので、知名度がさらに高まってくれば、当社としてもお客様に対してもっとおすすめしやすくなります。

最後に、SMBCクラウドサインの導入を検討している他の企業に向けてメッセージをいただければ。

小泉氏
契約書を受信するお客様の側では、SMBCクラウドサインへのユーザー登録などが必要ありません。受信して承認するだけなら説明書などがなくても手間なくスムーズに使えて、余計な負担を強いることがありませんので、お客様向けになんらかのサービスを提供されている企業様にとっても導入しやすいサービスだと思います。

飯田氏
実際に契約書を扱う立場から言いますと、書類を処理する時間が圧倒的に短縮されますし、一番時間のかかる書類不備への対応が大幅に削減されることは、とてもメリットが大きい部分です。証明書やタイムスタンプなどで改ざんされにくくなっていることもあって、むしろ紙より安全性が高いと感じるところもありますし、利便性、確実性という点でもおすすめです。

髙橋氏
スマートフォンでいつでもどこでもインターネットに接続でき、昨今は対面契約が避けられる傾向にあることも考えると、今はまさに電子契約の導入に踏み切りやすいタイミングにあると言えます。SMBCクラウドサインによる電子化は、企業側とお客様側の双方にメリットありますので、導入しないという選択肢はないと思いますね。

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