本社移転をきっかけに膨大な紙書類を電子化

大量にあった紙書類が、本社建て替え時の引っ越しの障害に

最初に御社の事業内容と、所属部署の業務内容について簡単に教えてください。

古川氏
当社エービーシー商会は、主に建築資材や住設機器の輸出入・卸売などを手がける、建築業界の専門商社という位置づけで事業を展開しています。自社で独自に製造している建築資材もあるほか、実際の工事も請け負っており、お客様のニーズに合わせてさまざまな商品やサービスを提供しています。

業務内容としては、私たち2人とも営業部門の補佐がメインです。たとえば仕様書の作成、図面から施工数量等の積算、工事関連書類の作成・管理などを行っています。また、カタログなどの販促物を作成する販売支援業務もあります。その他社内業務のバックアップができるような仕組み作りなども担当しています。

株式会社エービーシー商会 化成品・無機販売推進部 販売技術支援部 業務支援二課
成川亜紀子氏

近年注目が高まっているような製品、トレンドはありますか。

成川氏
環境対策商品については、需要がさらに高まっています。また、当社が開発した商品を主に取り扱っている私たちの所属部署では、お客様自身で難しい技術などを必要とすることなく、手軽に施工・補修できる商品の需要が高まっています。たとえば欠けてしまった床を簡単に補修できるような施工キットなどです。

そういった業務のなかで、電子契約を導入することになったきっかけは何だったのでしょうか。

成川氏
一番のきっかけは、会社の引っ越し作業でした。2017年に当時の自社ビルを建て替えることになり、まずは仮事務所に移転することになったのですが、その時点であまりにも紙書類の量が多く、全部は持って行けないかもしれない、という問題にぶつかりました。特に私たちの部署で扱っている工事の請負契約書は10年間の保管義務がありますので、このまま紙契約を続けていけばさらに増え続けることは間違いない、という危機感もありました。

古川氏
それで会社としてもペーパーレスを推進するようになりました。それまで紙で契約するのは当たり前のことでしたが、引っ越しがきっかけで、私たちの意識が少し変わったなと感じました。

以前より、取引先である大手企業を中心に、見積書や契約書、請求書などを電子化する動きが広がっていました。私たちも受け側として電子契約を体験してみて、書類が簡素化され、運用がスムーズになることを実感していたので、工事を請け負っていただく協力業者様との間で同じような電子契約ができれば、と思ったのもきっかけの1つですね。

気軽に始められて、使いこなせなければすぐにやめられる

電子契約の導入にあたって、他のサービスとは比較されましたか。

古川氏
SMBCクラウドサインに決める前に、3社にお話を伺いました。うち1社からは、当社の業務内容や契約内容に合わせて電子契約システムを独自に構築する提案があったのですが、やはりそれではコストがかさみます。そもそも、これまでずっと紙でやってきた私たちとしては、まず電子化を試してみないとどう運用していけるのかもわからないという不安がありました。

成川氏
一度作ってしまったシステムはそう簡単にはやめられません。もし導入した後に運用が変わって仕様を変更する必要が出てきたときに、また新たに構築し直したり、改修してもらったりするのにも膨大な費用がかかります。それを考えると、独自システムにするのはリスクが高いと考えました。

そこでSMBCクラウドサインを選んだのはなぜでしょうか。決め手となったところがありましたら教えてください。

古川氏
当社含め業界的に、ITツールには不慣れな部分が多いんですね。このご時世もあって、電子契約サービス各社から製品について説明していただくときにはWeb会議を利用することが多かったのですが、その当時、私たちはWeb会議の仕方すらよくわかっていませんでした。

そういうなかで、電子契約の仕組みやサービスの内容について細かく、丁寧に説明していただいて、私たちの不安を取り除いてもらえたのがSMBCクラウドサインでした。多くの大手企業が利用している安心感や、銀行も採用しているというセキュリティの高さにも魅力を感じました。

成川氏
あとは本当に手軽に始められるところです。初期コストが少なく、申し込めばすぐに使いはじめることができますし、わからなくて使いこなせそうになかったら、すぐにやめられそうだな、と（笑）。とにかく、私たちにとって初めての取り組みでわからないことだらけでしたから、手軽に使えて、しかも信頼性が高そうだった点は大きかったと思います。

戸惑いばかりのスタートながら、時間をかけて電子化率90％

紙から電子へと移行するにあたって、社内に戸惑いはありませんでしたか。

古川氏
実のところ、戸惑いはたくさんありました。私たちの側もそうですし、契約相手となる協力業者様もそうでした。これは私たちの反省点でもあるのですが、コロナ禍ということもあって、電子契約への移行について紙1枚で協力業者様にご連絡を差し上げる形になってしまいました。ところが、そもそもパソコンやスマートフォンを持っていない方もいらっしゃって、そういう方たちにとっては自分には関係のないことだと思われてしまったようでした。

改めて電話でご説明しようとしても電子契約のイメージが湧かず、「今の紙契約で十分」だとか「そもそも困っていない」と言われることも多くありました。内容を理解していただければ、契約書作成作業の手間も印紙代もかからないというメリットがあることも知っていただけるのですが、今まで問題なくできていたことをなぜ変える必要があるのか、という点で抵抗感があったのではないかと思います。

また、協力業者様に対しては、当社の営業スタッフからも電子契約について説明しましたが、最初はそれもあまりうまくいきませんでした。私たち自身「とりあえずやってみよう」という気持ちからスタートさせたこともあって、社内外への理解が適切に進まない状況にあったことも、戸惑いが広がる原因になっていたのかもしれません。

そこからどのようにして社内外の理解を得られるようにしていったのでしょうか。

古川氏
すぐに解決するような問題ではありませんでしたので、とにかく少しずつ使っていき、私たちも営業スタッフも、電子契約やSMBCクラウドサインについての理解を深めていきました。そうして改めて協力業者様にメリットを説明し、理解していただくという地道な啓蒙活動の繰り返しでした。時間はかかりましたが、今では請負契約の90％ほどが電子化できています。

成川氏
電子化への移行をお願いしていた高齢の協力業者様にもやっと受け入れていただけました。ご本人はパソコンもスマートフォンも持っていませんが、ご家族のスマートフォンで対応してくださったようです。そうやって前向きにご協力いただけるのは、本当にありがたいです。

株式会社エービーシー商会 化成品・無機販売推進部 販売技術支援部 業務支援1課
古川ひかる氏

追加の契約が必要なときも瞬時に対応。互いにストレスなくこなせる

SMBCクラウドサインを導入した効果というところではいかがでしょうか。

古川氏
紙の契約書ですと、先方に郵送し、それに押印、印紙を貼っていただき、当社に返送されるまで最短でも3日かかります。ただ、お送りしても先方が出張中だったりして、締結完了まで1週間以上かかることもありました。他の紙書類に紛れ込んで見つからなかったり、紛失してしまったり、というようなトラブルもまれにありました。

それが電子契約になり、いつでもどこでもパソコンやスマートフォンがあれば締結してもらえるようになりました。契約書を送信して10分以内に先方から承認されて戻ってくることもあります。目に見えて時間短縮になっている感覚がありますし、印紙代や契約書の郵送費用ももちろん抑えられています。

また、契約書を送ったかどうか、今どういう状況にあるのか、というのが管理画面ですぐに把握できるのも便利です。もし協力業者様が誤ってメールを削除してしまったときでも、リマインド機能で即座に再送できるのも助かります。

成川氏
朝でも昼でも夜でも、好きなタイミングで対応できるので、そこはとても楽になったという協力業者様からのお声もいただいています。契約金額に増減が発生することもあり、その場合は再度増減部分の契約を交わすことになります。紙だとまた最初の契約とほとんど同じことを数日かけて繰り返すことになり、それがストレスでしたが、電子契約なら瞬時に送って締結を完了できます。

建設業界自体でコンプライアンスの強化が叫ばれていることもあり、以前より書類の提出や管理が厳格になってきています。そういった意味でも、紙の契約書をファイルから探す手間がかからず、管理がしやすいSMBCクラウドサインは、コンプライアンス遵守や業務効率にも結び付くと感じているところです。

今後、SMBCクラウドサインの活用をどのように広げていこうとお考えですか。

古川氏
今は他の部署も含めて、SMBCクラウドサインを活用できるか検討しているところです。企業間の基本契約や合意書などでも使えそうですよね。私たちが扱っている請負契約には必ず請求書もセットで必要になってくるので、その請求書もいずれは電子化できればと思っています。そうなると協力業者様もさらに楽になるはずです。

SMBCクラウドサインの導入を検討している企業、あるいはもっと活用していきたいと考えている企業に向けてメッセージがありましたら。

古川氏
建設業界は古い体質がまだ抜けていないところもありますが、そんな業界のど真ん中にいる私たちでも驚くほど手軽に導入できました。全社で活用できるように運用フローを確立するのは大変ですが、SMBCクラウドサインの担当の方からも親切にサポートしてもらえますので、まずは試してみてほしい、というのが正直な気持ちです。

成川氏
導入して良かったと心から思っていますし、迷っているなら絶対に導入した方がいいですよ、と言いたいです。以前の環境にはもう戻れません。活用先が他にもっとないか、探したくなってくるくらいの気持ちです。