自動車業界のDXに向け、分厚い契約書を完全電子化

数十ページの書類作成、付箋貼り付けなど煩雑な作業に課題意識

はじめに御社の事業内容を教えてください。

紅谷氏
当社ジョイカルジャパンは、「カーライフをもっと楽しく便利に」をモットーに、クルマ文化の未来を創造することを目指して事業展開しています。具体的には、自動車整備工場とアライアンスを組み、新車・中古車販売や車検サポートなどの事業を行っているほか、自動車ローンなどのサービス提供、海外での人材育成事業などを手がけています。

電子契約サービスの導入を検討されたきっかけ、経緯を教えていただけますか。

竹鼻氏
会社としてデジタル化、ペーパーレス化を推進していくなかで、紙書類の多い契約業務についても電子契約サービスを利用するべきではないかという話が持ち上がったのが最初のきっかけでした。2020年2月に検討が始まり、3カ月後の5月よりSMBCクラウドサインを導入した、ということになります。

紅谷氏
私たちが所属する管理本部では以前からバックオフィスのDXを進めていまして、初めに勤怠管理、その後は経費処理に関わる部分やワークフローを電子化してきました。2020年はコロナ禍に入っていったタイミングでしたから、それをきっかけにより積極的に電子化へ舵を切っていったところもあります。

株式会社ジョイカルジャパン 管理本部 マネージャー 紅谷陽子氏

紙書類による契約業務で課題に感じていたところはありましたか。

竹鼻氏
特にパートナー様との加盟店契約では多くの課題がありました。通常は担当の営業スタッフが相手先に直接訪問して契約締結するスタイルで、訪問日に合わせて、まず私たちの方で6種類、計数十ページにも及ぶ契約書類を準備しなければいけませんでした。印刷や製本はもちろん、印紙を手配する手間もあります。相手方に記入していただく箇所に付箋を貼って目立たせたり、押印する箇所にマークしたり、覚書は割印をしたりと、煩雑な作業でしたので間違いのないようにかなり気を使っていましたね。

紅谷氏
契約書類を郵送して締結するケースもありましたが、戻ってきた書類にはどうしても不備が発生しがちです。私たちと先方との間で何度も書類が行ったり来たりしてやり直しすることもありました。コロナ禍に入って当社がテレワークを導入し、しかも感染が拡大している状況だと相手方が不安に思われることもあって、担当営業が訪問しにくいという問題も出つつありました。

竹鼻氏
2020年5月頃にSMBCクラウドサインを導入できたのは、タイミングとしてはとても良かったと思います。あのとき導入していなかったら今頃どうなっていたのだろう、という怖さもあるくらいですね。

記入箇所の多い契約書、相手方の負担を最小限にする運用方法に

SMBCクラウドサインを選んだ決め手は何でしたか。

竹鼻氏
弁護士ドットコムが開発している実績のある電子契約サービスですし、電子署名や電子契約についての法的根拠を明確に示していること、さらにSMBCグループが関わっているという信頼感ですね。当社では契約業務の電子化は必須と考えていましたので、最初からSMBCクラウドサインを導入する前提で、どうすれば上手に運用できるか、という話から始めました。導入に向けてテスト運用を繰り返しましたが、SMBCクラウドサインの担当者の方のサポートも大きく、おかげで3カ月間という比較的短い準備期間でスタートできたと思います。

紙から電子への移行にあたって、現場などで戸惑いはありませんでしたか。

竹鼻氏
担当営業の方では、いくつか戸惑った部分もあると聞いています。たとえば紙契約では必要のなかったメールアドレスを取得するところです。最初にハードルの高い加盟契約書からSMBCクラウドサインを導入したのですが、契約書を送信するにはメールアドレスが必要になりますから、それを担当営業が先方に確認しなければいけません。やはりそこで互いに戸惑いはあったと思います。

また、紙契約のときは訪問して説明しながら相手方に記入していただくので迷われることは少なかったのですが、電子契約だと相手方のほうでパソコンなどを使って入力していただくため、操作に慣れていない方だと難しい場合もあります。ベルフェイスやZoomなどのオンライン営業システムやWeb会議ツールを活用し、パートナー様の入力をサポートすることで、スムーズに契約締結できるようになっています。

株式会社ジョイカルジャパン 管理本部 法務 竹鼻匡子氏

導入の際に苦労したこと、あるいは工夫したところはありますか。

竹鼻氏
加盟契約書では、甲乙欄に記入する法人名や店舗名、連帯保証人様のお名前、契約の開始日など入力箇所が多く、それ自体がパートナー様の負担になりそうでした。そこで、できるだけお手を煩わせることのないように、こちらで把握出来た情報は可能な限り入力した状態で先方に送信する形にした、というのが工夫した部分ですね。

最初はそのようなルールやフローを作り上げていくのが大変でしたが、他の契約書類にSMBCクラウドサインの対象を広げていくときには応用を利かせれば良かっただけなので、あまり苦労はしませんでした。また使い方という部分でも、SMBCクラウドサインはシンプルな操作性なので、困ることはありませんでした。

具体的な運用面においては、紙から電子に切り替えるときにどのような運用方法をとるのがベストなのか、といったところを、SMBCクラウドサインの担当の方に親身に相談に乗っていただけましたので、とにかく安心でしたね。

導入にあたり社内への説明はどのように行いましたか。

竹鼻氏
営業スタッフを集めて説明会を開き、電子で契約書を送信するときの手順に加えて、契約の相手方が実際にどう操作する必要があるのかを把握しておくために、契約書を受信したときの手順についても確認しました。説明会ではすぐに理解できなかった人もいましたが、後で個別に説明することでフォローしたり、Zoomの録画を確認してもらい対応しています。

電子化率は7割。改正電帳法にも容易に対応できる

導入効果についてはいかがでしょうか。時間やコスト、業務効率といった点で変化がありましたら教えてください。

竹鼻氏
導入当初からSMBCクラウドサインを利用している加盟契約はほぼ100％電子化できました。現在では、担当している20種類以上の契約書や利用規約、同意書などもSMBCクラウドサインを利用していて、全体で見るとおよそ7割程度まで電子化が進んでいます。

紙書類の作成や受け渡しのために出社も訪問もする必要がないので問題なくテレワークに移行できたこと、多くの書類をまとめて送信できることなどで、業務の効率化につながっています。

契約書の送信を担当している私自身、紙のときは1日がかりになっていたような業務も、午前中のちょっとした時間で送信作業を終えられていますし、印紙代、郵送代等のコストカットにも貢献しています。SMBCクラウドサインだと、早ければその日のうちに締結が完了するスピードもうれしいですね。

紅谷氏
紙の契約書のときは私も製本などの作業をしていたことがありました。社内からの急な依頼で契約書を作らなければいけないときもあって、そうすると、そのときにしていた自分の仕事をいったん止めて取りかからなければなりません。書類を一式作成するのにかかる時間はせいぜい15分程度ですが、別の作業が差し込まれることで仕事がはかどらないと感じることもよくありましたから、電子化でそういった問題が解消されたのもありがたいところです。

もう1つ、契約書がデータ化されたことで検索が楽になったのもポイントですね。契約の更新や契約内容の変更があるときには、過去の契約書の内容を参考に作り直すことがよくあります。以前の紙の契約書も全部スキャンしてデータ化が完了していることも手間を削減できている要因だと思いますが、電子化によっていちいち紙の契約書を探し出す必要がなくなったのは大きいと感じます。

SMBCクラウドサインで特に便利に感じている機能があれば教えてください

竹鼻氏
SMBCクラウドサイン上で書類情報を編集することで、改正された電子帳簿保存法に簡単に対応できるところは、今一番役に立っています。他には、相手方が契約書の承認を忘れてしまっているようなときに、素早く再通知できるリマインド機能も便利ですね。

率先してDXを推し進め、自動車業界を引っ張っていきたい

今後、SMBCクラウドサインの活用をどのように広げていきたいと考えていますか

紅谷氏
まだ紙書類を使っている採用関連、雇用関連の業務でも活用していきたいと考えています。今はそれらの紙書類もスキャンしてデータ化するのがルーチンになっているのですが、そういった余計な作業が発生することを考えると、最初からSMBCクラウドサインで電子化した方が効率的だと思いますので。着実に電子契約を広げて、今は7割程度の電子化率を10割にするのが当面の目標です。

竹鼻氏
現在は私が契約書を送信していますが、近いうちに全ての部署がSMBCクラウドサインを直接使って契約締結できるよう、そのための運用設計や環境構築を進めているところです。社内稟議の数は多いので、既存のワークフローツールとの連携でさらなる効率化を目指せれば、という思いもあります。

最後に、SMBCクラウドサインをこれから導入・活用していきたいと考えている企業に向けてメッセージがありましたら。

竹鼻氏
契約書の電子化に最適なツールであることもそうなのですが、昨今話題になっている改正電子帳簿保存法への対応が容易という意味でも優れたツールです。2年間の猶予期間が設けられましたが、今のうちにSMBCクラウドサインを導入し運用フローにのせることで、バックオフィス業務が効率化出来ることを実感しています。ペーパーレス化や電子化は企業としていずれにしろ進めなければいけないことですから、難しいツールではないので、ぜひ使いこなしてほしいと思います。

紅谷氏
これからの時代、どんな業界でもDXが不可欠になっていきます。私たちが関わっている自動車業界ではいまだそれが大きくは広がっていない状況ですが、ここでむしろ私たちが率先してデジタル化、DXを進めて自動車業界を引っ張っていこう、というような意気込みでやっていければ、とも感じているところです。