ルールが明確化され、早く、確実に契約完了

DXのためのサービス申し込みが紙だった

はじめに御社の事業内容について教えてください。

当社は医療業界、特に薬局に関連したBtoC、BtoBのサービスを展開している会社です。一般消費者向けのサービスとしては、店舗、施設の予約・受付サービスとして知られる「EPARKサービス」の薬局版として、処方箋をスマートフォンから送ると薬局ですぐに受け取れる「EPARK くすりの窓口」や、電子お薬手帳の「EPARK お薬手帳」を提供しています。

事業者向けには、医薬品の余剰在庫を薬局間で融通できるようにする「みんなのお薬箱」、個人経営の薬局でもリーズナブルに医薬品を注文できる「共同仕入れサービス」などを運営しています。

電子契約サービスの導入を検討し始めた理由はなんだったのでしょうか。

医薬業界は全般的にITに疎い面が否めず、当社サービス導入によるDX化をアピールしてきたのですが、そう言っている当の私たちもいまだアナログなところが残っていました。

手書き申込書類を使っていましたから記入に不備があることも少なくなく、それ以外にも個別に覚書を取り交わすこともあり、紙の書類がどんどん増えていってしまう悩みがありました。

また、ここ数年の契約書類はすべてスキャンしてPDFでも保管しているのですが、必ずしもそれが一覧性のある形で整理されておらず、これもクラウド型の電子化サービスでもっと見やすくしたいと考えていました。

株式会社くすりの窓口 管理本部 総務法務課長 増子貴之氏

電子化のためにSMBCクラウドサインを選択した理由を教えていただけますか。

以前、別のグループ会社にいたときは弁護士ドットコムのクラウドサインを利用していましたので、そうしたツールを導入するのがいいだろうなと思っていました。ただ実のところ、最初の頃はクラウドサインではない別のツールにしようと考えていたんです（笑）。そのときのクラウドサインの印象は、どちらかというと大企業向けの印象があったんですね。

ですので、まずは20社くらいのサービスを比較して、そこから最後、SMBCクラウドサインを含む3つに絞ったんですが、機能面や料金面については、当社の使い方では大差はないように感じました。しかし、SMBCクラウドサインはベースがクラウドサインということで、国内シェアが最も大きいという安心感、そして金融機関も採用しているという信頼感があることが決め手になりました。

無理強いせず、メリットを地道に訴えて一歩一歩浸透させていく

現在はどのような形で運用されているのでしょうか。

当社サービスの申込書や、NDA、覚書、契約の重要事項説明のような確認書など、事業者様向けの書類に利用しています。最初に営業担当者が定型フォーマットのExcelシート上に記入して、内容が適切かどうかを私と業務管理部門でチェックし、問題なければ再び担当営業がそれらをPDF化してSMBCクラウドサインを通じて送信します。その後はお客様に必要事項を記入していただき、確認のためのチェックボックスをクリックして承認してもらえれば申し込み完了です。

導入の効果はいかがですか。

お客様によって条件に細かな違いがありますし、一度に複数のサービスを申し込んでいただくこともありますので、手書きだと何度手間にもなってミスが増えがちでしたが、電子により問題は軽減しつつあります。業務管理部門からも、何枚もある紙書類をチェックして不備があったら差し戻して書き直してもらう、というような時間のかかるやりとりが減って楽になったと聞いています。

同じように書類を確認している私個人としても、押印に関わる申請や作業そのものが不要になったのはありがたいです。契約の進捗が画面上でわかるのもいいですよね。紙のときは、営業担当が抱えた状態なのか、先方で止まっているのかわからないこともありました。あとは紙書類の保管コストも借りている倉庫が増える一方だったのが、これからは抑えられるものと思われます。

契約にかかる時間やコストについてはどうでしょうか。

契約完了までの日数は、紙だと週単位でかかっていたのが日単位に短縮しました。早ければ1日で終わります。営業部門の方でも、契約を早く決められるというメリットや利便性の高さを実感して、徐々にSMBCクラウドサインを活用する人が増えてきていると感じますね。

書類を電子化するには、契約に必要な情報、条件をすべてきっちり決め、細部まで整理しておく、という事前準備が手続上不可欠になります。紙書類では手続が曖昧になっていたところが、デジタルで明確にルール化され、結果的に契約自体を早く、確実に進められるようになったのも大きな効果です。

コスト削減については、正直に言うと、これから現れてくるところだと思っています。電子化によって新たな確認作業のフローが増えて、その分の人的なコスト増がありますから、今はどっこいどっこいですね。もっと慣れて電子化率が上がり、より効率的に進められるようになれば、コスト的な部分の効果もはっきり見えてくると思います。

導入や社内普及していくところで難しかったこと、苦労したことなどはありますか。

操作上の苦労はなかったですね。とりあえず使えばわかる簡単なツールですから。ただ、現場の営業部門が紙の申込書類を使って、その場でお客様に記入してもらう、という手法が主の部署や担当者と、そうでない部署や担当者とで温度差がある状況ですので、引き続きSMBCクラウドサインを推進していきたいですね。

といっても無理強いはしません。「明日から全部電子で、紙は禁止」みたいな決まりごとを作ると混乱してしまうでしょうから。あくまでも「おすすめ」に止めて、SMBCクラウドサインを活用することでアナログ作業の無駄がなくなるんだよ、ということを地道に訴えていきたいと思います。少しずつ慣れてもらい、一歩一歩浸透していければいいかなと。

「使ってもらえないかもしれない」という不安で導入しないのはもったいない

今後、SMBCクラウドサインの活用はどのように広げていきたいとお考えですか。

当社でフォーマットを用意できない他社サービスや信販書面等どうしても紙で対応せざるを得ないものもありますが、少なくともそれ以外の書類はすべて電子化したいと思っています。人事関連の書類にも活用したいですね。採用面接も今やオンラインで実施していて、書類のやり取りのためだけに来社してもらったり郵送したりするような手間はかけたくないですから、NDAや内定通知書、雇用契約書など、電子化する余地は大いにありそうです。

SMBCクラウドサインを活用していこうと考えている他の企業に向けてメッセージがありましたら。

まずは使ってみましょうと、その一言に尽きます。導入の仕方や使い方に難しいところはありませんし、当社はまだ完全に浸透しているとは言えませんが、それでも「使ってもらえないかもしれない」という不安だけを理由に導入しないのはもったいない話です。少しでも使う人がいれば効果はありますから、とりあえず始めてみてほしいですね。