手に余る契約業務を増員なしで対応

契約書作成の負担増に耐えかね、導入にチャレンジ

はじめに御社の事業内容について教えてください。

当社グループは「地域に人を集め　地域に賑わいを創り　地域の人が元気になる」をミッションとして、さまざまな地域活性化事業を展開しています。

創業から続く人材事業サービスでは、東北、関東、信越、北陸地域において自社サイト「ジョブポスト」の運営に加え大手求人メディアと連携しています。「お客様の採用代行」として多くの求人企業と求職者の出会いを創出し、多様な人材のマッチングを通じて、幅広い人材ニーズの確保に対応できるよう取り組んでいます。

また、地方創生や地域分散化社会の実現を目指す地域創生事業を立ち上げ、各地域に存在する遊休施設の賑わい再生や全国各地自治体と連携した地域活性化への課題解決に取り組んでいます。

さらにグループ会社において、新潟県や長野県を中心に展開する人材派遣・人材紹介事業、福島県、宮城県、栃木県で保育施設を運営する保育事業、ベトナムでの化粧品メーカ－の販路開拓支援サポートやベトナム進出コンサルティングを展開しています。

SMBCクラウドサインの導入を検討するきっかけはなんでしたか。

求人媒体に情報掲載するお客様は、営業部門が日々の営業活動で獲得してくるのですが、そのお客様との契約がとにかく頻繁に発生しています。紙契約だった以前は、1人で法務などを兼務している私が都度契約書を作成して、営業担当者やお客様との間で何度もやりとりして内容を詰めていました。しかし毎日のように発生する契約書なので、私がたった1人で作成するのはさすがに困難になってきたんです。

そんな中、取引先が弁護士ドットコムのクラウドサインを利用していて、契約締結の時にたびたび触れることがありました。そういった電子契約サービスがいくつかあることも知ってはいましたが、便利そうだけれど導入に手間がかかるだろうな、という先入観があり、締結済みの紙の契約書はどうすればいいんだろうとも思ったりして、導入をためらっていました。

そうはいっても、まごまごしている間に契約書はどんどん溜まっていくし、作成も保管も大変だし、さすがに法務担当をもう1人採用すべきかと考えていた時に、取引銀行である三井住友銀行の方からSMBCクラウドサインの紹介と、社内からの勧めもあってチャレンジしてみることにしました。

他社サービスと比較して、決め手となったポイントはありますか。

SMBCクラウドサインは料金もリーズナブルですし、他社サービスより使い勝手もいいです。ベースとなっているクラウドサインは弁護士ドットコム運営しているということで、法務担当の私としても間違いないだろうと思いました。そのブランド力に加えて、SMBCグループも一緒にやっている安心感にも惹かれました。

既存の紙契約書は「書類インポート」、丁寧な書類情報入力で検索を容易に

現在はどの用途にSMBCクラウドサインを活用していますか。

求人事業や人材紹介事業絡みでは、秘密保持契約書、覚書、業務委託契約書、代理店契約書、人材紹介契約書などに使っています。地域創生事業では不動産賃貸契約書や秘密保持契約書に関わる契約書もありますし、プロモーションやアウトソーシングにおける業務委託契約書も多いですね。取締役会と監査役会の議事録にも便利に使っています。

基本的には元文書はMicrosoft Wordで作って、PDF化した後、クラウドサインにアップロードして相手先に送信するという流れです。ただ、求人媒体のお客様と締結するものについては、件数が多くフォーマットもほとんど統一していますので、私の方でフォーマットだけ作り、あとは営業担当者にクラウドサインを直接使ってもらう形にしています。

契約の電子化にあたって工夫したことはありますか。

今、お話した契約書の標準フォーマットを作ったことでしょうか。お客様から契約内容について個別にご要望をいただくこともあるのですが、その都度細かく修正しているとキリがなくなってしまいますので、よほどお客様との関係上問題が出そうなとき以外は標準フォーマットに統一したものを送付しています。こうすることで営業担当者が直接クラウドサインを使う形にしても滞りなく運用できましたし、今思えば業務の標準化をする良いきっかけにもなったと思います。

導入・運用していくところで苦労したことはありませんでしたか。

取引先の方から送付された過去の契約書はほとんど紙ですので、まずはそれら全ての書類を社内の２人で2カ月ほどかけてコツコツPDF化したことですね。とはいえ、さらにその全部をSMBCクラウドサインの「書類インポート機能」で取り込むのは量を考えると難しいですから、精査して重要なものだけインポートすることにしました。

インポート時には後で検索しやすくなるように、取引先名称、契約日・期限、自動更新の有無を書類情報として登録しました。手間はかかりましたが、その甲斐あって過去の契約書も簡単に検索できるようになったので、やってよかったなと思います。紙のときもMicrosoft Excelで目録を作って管理していたものの、結局のところ山のような紙書類の中から探さなければならず、本当に大変でしたから。

契約書フォーマットの標準化が時間短縮にもつながる

電子化したことによる効果はいかがでしょうか。

コスト面では印紙代を極端に削減できましたね。業務委託契約の中身によっては、請負契約で200円～2,000円、7号文書（継続的取引の基本となる契約書）に該当すると印紙代は4,000円になりますから、少なくともそこだけで月あたり数万円は浮いている計算になります。契約締結にかかる時間も圧倒的に短くなりました。たとえば求人媒体に情報掲載するお客様との契約では、製本・郵送・押印が不要になったこともあって、以前は2週間程度かかっていたものが3日かからないくらいになりました。

フォーマットを標準化して、契約書作成の部分から営業部門に権限移譲したことも、時間短縮できている要因かと思います。求人代理店との委託契約も同じように時間がかかっていましたが、こちらも電子化する際に権限移譲したことで1、2日で終わるようになっています。

最初は電子化しやすかった秘密保持契約から始めて、その後に業務委託契約などに広げ、さらに取締役・監査役会議事録にもSMBCクラウドサインを使うようにしました。取締役・監査役会は添付資料も含めるとかなり分厚くなり、取締役全員に回して確認してもらうときの時間も郵送代もかかりますから、それが省けて助かっていますね。

社内外の反応はいかがですか。

営業担当者には「こういうのが使いたかったんだよ」と喜んでくれています。初めて利用する人も少なくはないのですが、若いスタッフだと抵抗感はあまりないようで、「これはいいね」という声も聞こえています。取引先でも電子契約サービスを使っているところが増えているので、スムーズにやりとりできますね。ただ、一部の年配の方は戸惑われることもあるので、そういうときはスクリーンショットなど画像を多用して手順を示した資料を渡したりもしています。

論より証拠で、まずはチャレンジしてみて

今後、SMBCクラウドサインの活用をどのように広げていこうと考えていますか。

お客様からいただく求人媒体への掲載申込書についてはまだ電子化できていませんので、SMBCクラウドサインの活用を検討しています。すでに2回目以降の申込はメールによる確認だけにしているのですが、初回申込や企業情報の変更があったとき、それと1年ごとの情報確認時はまだ紙です。法律上は7年間保管しなければならないことも考えると、検索も保管も便利なSMBCクラウドサインにしておくメリットは大きいと思っています。他にも地域創生事業やグループ会社でも使っていきたいですね。

最後に、これからSMBCクラウドサインを活用したいと考えている企業に向けてメッセージをいただければ。

SMBCクラウドサインは、契約書はもちろんのこと、一般的な申込書や議事録など、幅広い用途で利用できるうえ、安全に保管できて、契約書の情報を素早く検索して見つけることもできる有用なツールです。

私もそうでしたが、「導入が大変そう」などと頭で考えて二の足を踏んでしまうのではなく、論より証拠で、まずはチャレンジしてみてはいかがでしょうか。特に私のような管理部門の人間は、リスクばかり先に考えてしまって身動きがとれなくなったりするものですが、テスト的にでも一度体感してみるとSMBCクラウドサインの便利さがよく理解できると思いますから、ためらわずに試してみてほしいですね。