年間1000件以上の契約を電子化へ

電子契約の依頼の増加、検索・保管における課題感から電子化の検討を進める

はじめに事業内容や組織の役割、位置付けなどについて教えていただけますか。

北海道漁業協同組合連合会（ぎょれん）は、漁師らが所属する北海道内の74の組合を取りまとめている団体です。北海道の一次産業である漁業の振興と発展、水産物の安定供給、漁師の所得向上などを図るため、商品の流通、漁網や燃油をはじめとする資材の取扱、加工食品等の商品開発、その他指導事業を行っています。

電子契約の導入を検討することになったきっかけは何だったのでしょうか。

一番のきっかけは、取引先であるスーパーなどの量販店から「電子契約で締結したい」という相談が年を追うごとに増えてきたことです。商品を卸す際などに取引基本契約書や業務委託契約書、それに付随する個別契約書、覚書など、年間1000件以上に及ぶ紙書類のやりとりが発生しています。それらの契約業務については組織内の規程に基づいて運用してきましたが、電子契約に関するルールは整備していませんでしたので、本格的に電子契約サービス導入の検討をすることになりました。

電子帳簿保存法の改正で、2024年1月から国税関係書類の電子保存が義務化されます。それを考慮しなければならないタイミングでしたし、そもそもかなり以前から紙書類の保管スペースの問題も議論の的になっていました。紙書類はオフィスのキャビネットに一時保管して、古くなったものは倉庫に移動していますが、契約を結び直す際に過去の契約書を確認することがあり、探し出すのにもひと苦労でしたから、そういった業務を楽にするためにも電子化の必要性を感じていました。

数ある電子契約サービスのなかからSMBCクラウドサインを選んだ理由をお聞かせください。

やはり国内シェアNo.1の電子契約サービスだったからですね。シェアの低いサービスを選んでしまうと、契約の相手方が利用していない可能性が高くなり、相手方の負担が増えてしまいます。広く普及しているSMBCクラウドサインであれば、そういったことも少なく、スムーズに契約締結できるだろうと考えました。取引先からも「（SMBC）クラウドサインで」という要望が少なくありませんでしたね。

あとは信頼性の高さも理由の1つです。アナログな業務に慣れていることもあり、「電子契約って本当に問題ないの？」という電子契約そのものに対する警戒感も我々のなかに少なからずありました。しかし、金融機関も導入しているサービスであること、サービス名に「SMBC」という名称があることで、説得力のある形で導入を進めることができました。

漠然とした電子化への不安は丁寧な事前準備と実使用であっさり解消

導入にあたって、もしくは利用を推進していくにあたって大変だったこと、苦労したことはありますか。

導入のために稟議を通すこと自体は、今お話しした通りSMBCグループのサービスということもあって、それほど大変ではありませんでした。ただ、組織内で電子契約に関する規程を整備するときに苦労したように思います。紙書類は回覧して押印し、締結が完了したら保管する、という流れでしたが、そこが全て電子契約サービスになったときにどのような流れにすべきなのか、というところですね。

導入後に利用を推進していくところでは、ルールを整備後、北海道や本州にある各支店を1つずつ数カ月かけて回り、契約業務を行う営業スタッフなどを対象に現地で説明会を開きました。SMBCクラウドサインからは一時的に使えるデモ環境も用意してもらえましたので、それで実際の使い方、処理の流れを見てもらいながら説明できたのが良かったですね。

電子契約を導入することに関して、従業員からは何か反応はありましたか。

説明会のなかでは、「押印も印紙も不要になって、それで本当に大丈夫なの？」といった漠然とした不安からくる質問はよく出ました。しかし、SMBCクラウドサインの方であらかじめ用意されていた資料をもとに、自分たち独自のルールなど必要な情報を付け加えたものを使って説明することで、しっかり納得してもらえました。

「実際に電子契約してみないとよくわからない」という意見もありましたが、導入後に業務で利用してもらうと、「やってみたら簡単だった」という声が多かったですね。紙書類での契約だと印刷や押印、印紙の貼付に郵送など多くの手続きが必要になりますが、SMBCクラウドサインではボタン操作だけですぐに完了してしまいます。「本当にこれでいいんだよね？」と少し疑ってしまうほど楽に契約締結できて驚いた、という感想がいくつもありました。

電子化したことによる効果を実感するところはありますか。

以前までは相手方と紙の契約書類をやり取りしている間に、契約書が今どこにあって、どういうステータスなのか、という状況確認がしにくく、その契約における業務の開始に間に合わない、というリスクを抱えることもあったんです。しかし、SMBCクラウドサインになったことで、契約の状況が画面上ですぐにわかりますし、確実かつ迅速に契約手続きを進められるようになっています。

その他、SMBCクラウドサインで便利に感じている機能がありましたら教えてください。

締結済み契約書のキーワード検索ができることですね。過去の契約書を探すのがとても楽になりました。それと、あらかじめ設定していた契約期限に応じて通知してくれる機能も、今までの紙書類では不可能なことでしたから、すごく便利ですね。

取引先の反応はいかがでしょう。

量販店のように規模の大きい会社様は電子契約になじみがあるので全く問題なく締結できますが、個人商店的に経営している水産物の加工業者様などは、パソコンを所有していないところもまだあって、電子化が進みにくいところがあります。

ただ、現時点ではそうした人たちに無理に電子化してもらおうとはしていません。取引先の数は多いので、とにかく電子化できるところから進めることが大事です。2024年に電子帳簿保存法が本格開始すれば、書類の電子保存の環境を整えることが不可欠になってくるはずですから、そうなれば規模の小さいところに対しても今より電子化をお願いしやすくなるように思っています。

年内にグループ間は全て電子化、人事など社内書類への活用も視野に

今後SMBCクラウドサインの活用をどのように広げていきたいと考えていますか。

電子帳簿保存法が始まるまでに、2023年中にグループ間での取引は全て電子契約に移行しようと考えています。外部の組織・企業様との取引にも電子契約を積極的に広げていきたいですね。今のところ人事関連の書類は個人情報の絡みもあって電子化の対象から外していますが、いずれ雇用契約書なども電子化したいですし、将来的には他の社内文書の電子保存にもSMBCクラウドサインを活用するなど、応用を広げたいですね。

ひとまず今回の導入ではどれくらいの機能が必要になるのかを見極める意味もあったため、SMBCクラウドサインの利用契約は「コーポレートプラン」としました。ですが、人事など他の部門で利用することも想定されますので、部門ごとに分けて契約書を管理できる「複数部署管理機能」をもつ「エンタープライズプラン」にアップグレードすることも考えられます。新しい取引先も増えていますし、契約業務がどんどんスムーズに進められるよう、SMBCクラウドサインにはぜひ国内シェアNo.1を守り続けてほしいなと思います。