「簡単そう」だった電子契約からDXの第一歩

全社のDXに先行する形で電子契約から導入スタート

はじめに御社の事業内容について教えてください。

松田氏
当社ビジネスエンジニアリングは、大きく分けてソリューション事業とプロダクト事業という2つの事業を展開しています。ソリューション事業では他社のソフトウェア、ソリューションをお客様に導入し、必要に応じてシステム開発を行ういわゆるシステムインテグレーターの役割を担っています。プロダクト事業では「mcframe」という製造業の原価管理、生産管理、販売管理などを可能にする独自製品を開発、提供しています。SIとソフトウェア開発、その両方のシナジーを活かして、ワンストップでお客様のご要望に丁寧に対応していけるのが、私たちの強みです。

電子契約サービスの導入を検討し始めたきっかけを教えてください。

松田氏
2020年以前からリーガルテックの流れもあって、契約書を電子データで保管する、といったような話題をたびたび耳にしてました。当社でも何かできないかと思っていましたが、そうしたツールの導入には手間もコストもかかりますし、費用対効果がどれだけあるのかも未知数です。取引のあるお客様の方でも当時は電子契約、電子署名を導入されているところはまだ少数で、それも積極的な導入に踏み切れなかった理由でした。

ところが、そうこうしているうちにコロナ禍になり、出社せずに契約業務をできるようにしたいという要望が社内から出てきました。当社からお客様のオフィスに紙の契約書を持って行っても、お客様がテレワークでオフィスにいらっしゃらないケースもあります。なんとかして電子契約サービスなどで対応できるようにしなければ、ということで本格的に検討を始めました。

ビジネスエンジニアリング株式会社 経営統括本部 法務部長 松田英明氏

また、当社は紙書類の多い会社でしたから、電子化でなるべく紙のやり取りを減らしたいという考えももちろんありました。特に購買部門では年間で何百、何千という数の書類を扱いますから、そういった紙書類を使う業務を見直す必要性があると感じていたんです。

検討から導入まではどのように進めていきましたか。

松田氏
2020年度の終わり頃に、我々法務部の2021年度の施策として検討が始まりました。ちょうど基幹システムの見直しなど全社的なDXが議題に上がっていましたので、その中で法務部としても業務改善施策の一環で電子契約サービスの導入を進めていくことにしました。

当初は、せっかく導入するなら全社一斉にしたいということで各部署で調整していました。ただ、電子契約は全社的なDXという大規模な議論のなかの1つの施策になってしまい、他との兼ね合いで導入まで時間がかかってしまいそうでしたので、まずは先に電子契約サービスだけ導入しよう、ということになりました。SMBCクラウドサインは導入が非常に簡単そうだったのも理由です。

電子契約サービスとしてSMBCクラウドサインを選んだ決め手を教えてください。

松田氏
1つはコストですね。当社のビジネスはBtoBで、契約書をやりとりする担当者は多いのですが、契約書の数自体はそこまで多くはありません。そうすると1ユーザーあたりで料金が決まっているサービスだと割高になってしまいます。他社サービスともいくつか比較しましたが、SMBCクラウドサインのように送信件数をベースにした料金体系の方が当社にはマッチしていると考えました。

それと、ユーザーインターフェースの見やすさや使いやすさ、導入の手間といった点も考慮しました。ユーザー登録するだけですぐに使い始められる手軽さが良かったんですね。三井住友銀行と普段からお付き合いがあり、そのなかでSMBCクラウドサインの話があって、導入や運用をしていくところでもなにかと相談しやすいと思い、導入を決めました。

ベースとなっているクラウドサインが法律を熟知している弁護士ドットコムが提供していること、私どものお客様の中にもクラウドサインを使っている例が少なくないこともあって、安心して使い始められそうにも感じていました。

既存の業務フローを変えず、アナログ部分だけを電子化して自然な流れに

現在はどのような用途でSMBCクラウドサインを利用していますか。

松田氏
事業部門の方では、基本契約書や個別契約書、注文書に活用しています。私ども管理部門の方でも業務委託契約などに利用していて、電子契約が使えるところにはできる限り使って紙を減らしていくようにしています。

SMBCクラウドサインの導入や運用をするにあたり工夫されたところはありますか。

松田氏
工夫というほどではないかもしれませんが、今までの業務フローをできるだけ変えないようにしました。たとえば稟議申請など社内の承認プロセスは、メールや社内チャットで行っています。そこは今まで通りで、その後の契約書の印刷、承認、押印、発送といったアナログな部分をSMBCクラウドサインで電子化するだけ。だから面倒でもないし難しくもない、流れも今までと大きくは変わらない、という安心感を社内の人に持ってもらえるようにするところに一番気を使いました。

新しい仕組みになることに対して社内に戸惑いは？

松田氏
そういうことはほとんどなかったですね。本稼働し始めると、若い社員ほど積極的に使いこなしてくれました。部長クラスなどベテランの方も最初のうちは面倒に感じるところもあったようですが、社員の工数を削減でき、印紙代の節約にもなるということで、今では理解が得られています。

導入前にはSMBCクラウドサインに説明会を実施してもらい、その様子を録画して社内でも閲覧できるようにしました。社内用の説明資料も、SMBCクラウドサインからいただいたひな形を元に、当社の業務フローに合わせてFAQなど一部追記して配布し、運用を始めてからも使用状況を見ながら随時補足を加えています。おかげで混乱なく社内普及を進められていると思います。

導入から1年半ほどたちましたが、実際の活用度合いや効果はいかがでしょう。

ビジネスエンジニアリング株式会社 経営統括本部 法務部 水永法子氏

水永氏
部署によって利用頻度は異なりますが、1カ月あたり平均して数十件程度の契約書や注文書のやりとりにSMBCクラウドサインを利用しています。契約の相手方が他の電子契約サービスを利用している場合もありますので、それも含めると電子化の割合はさらに高くなると思います。SMBCクラウドサインは使いやすく、出社しなくても契約業務を完結できるということで、社内では高く評価する声が多いですね。

松田氏
紙の契約書を郵送するような時間のかかるやり取りがなくなったので、期限に契約書を間に合わせることができたとか、早めに契約書を整えることができて業務をスムーズにスタートできて良かった、というような話はよく聞きます。Web上で現在のステータスがわかりますし、処理がどこかで滞っていてもリマインドメールなどですぐに催促できるのも便利ですよね。決算期など忙しくなるタイミングでは必要書類を早めに揃えておきたい事情もあるので、そういうところでも電子化したメリットを感じているようです。

ちなみに注文書については、当社から送信して、相手方の承認後、最後に当社の担当者を受領者にするという契約書のような流れにしています。なぜそうしているかというと、通常、注文書は相手方から当社に送っていただくものなので、電子化した場合でも見た目としては最後に当社が注文書を受け取った形にしたいんですね。そんな風に送信経路を自由に設定できるのもSMBCクラウドサインのいいところです。

負担少なく導入できるSMBCクラウドサインをDXの第一歩に

今後SMBCクラウドサインの活用をどんな風に広げていきたいと考えていますか。

松田氏
今メインで使っているのは事業部門の営業担当者ですので、それ以外の部門でももっと活用していきたいですね。特に購買部門では年間1000～2000件の注文書と注文請書をやり取りしていますので、それも全部電子化できれば業務改善の効果は桁違いに高まるはずです。取締役会議事録などもいずれは電子化したいですね。

また、人事関連の契約書については他の部門とは明確に分けて管理したいので、そこまで活用を広げていく際には、SMBCクラウドサインの複数部署管理機能などをうまく使いこなせればと考えています。

水永氏
私は管理画面で契約の進捗や内容を確認することが多いのですが、締結した契約書を細かい条件で後から検索できるように、詳細な書類情報を追加するなどして検索性を高めていければと思っています。そうすればどの部門の人がどんな契約に利用しているのか、といった分析がしやすくなりますし、他の部門に電子契約をもっと浸透させていくときのヒントも得られますので。

これからSMBCクラウドサインを導入する企業や、さらに活用したいと考えている企業に向けてメッセージがありましたら。

松田氏
全社で足並みを揃えて一斉にDXする、というのはなかなか難しいことですが、その最初の第一歩として、SMBCクラウドサインは気軽に、負担少なく始められるものだと思います。むしろ導入するための稟議書を書くことの方が面倒かもしれません。費用が抑えられたライトなプランもありますから、まずは身近な書類に使ってみてはいかがでしょうか。SMBCクラウドサインの見やすく、使いやすいインターフェースと、契約書の管理のしやすさをぜひ実感してほしいなと思います。