電子契約から始めるDXとSDGs

契約締結および管理業務の効率化、経費節減の課題

はじめに御社の事業内容について教えてください。

当社は来年2024年に創業70年を迎える、SMBCグループ親密事業会社です。従業員は約900名。「保険・ビル・駐車場事業のベストパートナー」として、国内有数の総合保険代理店事業、首都圏・関西圏に約40棟のオフィスビル等を保有するビル事業、「GSパーク」の名称で全国1000拠点、約2万台の駐車場事業に加え、グループ会社において、ビルメンテナンス事業、物販事業等を展開しています。

電子契約サービスの導入を検討することになったきっかけを教えてください。

書面による契約締結および管理業務の効率化、経費節減の課題を感じていました。特に、書面契約を行う場合は契約書を2部作成し、双方での押印手続のために契約書類が行き来する時間と調印書類の保管場所の確保が必要であり、また、リモートワークが進む中でも、書面回付や印鑑押印のための出社も必要となっていました。電子契約を導入出来れば、契約締結業務の効率化や経費削減等実現できるのではないか、また電子契約の活用による紙の使用量の削減や輸送、保管などのコストの削減できること、また、当社が目指すサステナブルな社会の実現やSDGsへの貢献に繋がることに社会的意義を感じ、検討を開始しました。

SMBCクラウドサインを導入した決め手を教えてください。

当社は2022年5月に東京本社を移転したのですが、その際これまで締結してきた紙のの契約書に非常に多くの保管場所が必要なことを、改めて実感いたしました。急ぎ電子契約サービス導入の検討を始めましたが、契約という重要なデータを扱う為、「信頼のおけるサービスであること」が最優先であることは申し上げるまでもありません。検討を進める中で、親密先でメガバンクグループである三井住友フィナンシャルグループの連結子会社が提供し、SMBCグループでも全社的に活用しているということが大きな決め手となりました。

契約書の締結から保管までの手続きが全て机上で完結

社内での利用はどのように進めていきましたか。

まずは当社内や当社グループ、SMBCグループとの契約関係から活用を開始しました。2021年度中に当社人事部門にて社員の嘱託雇用契約への切替え手続きを行いました。その後、SMBCクラウドサインのサポートもあり、利用シーンを人事業務以外にも拡大し、駐車場部門で駐車場機器リース契約において利用開始しました。リース契約についてはリース会社から電子契約の要望があったことも利用開始の理由の一つでした。

導入後の効果はいかがですか。

契約書の締結から保管までの手続きが全て机上で完結し、大幅なコスト・時間の削減が可能となりました。特に印鑑レス、ペーパーレスが実現し、時間と場所を選ばずに契約手続ができることに魅力を感じています。今後、契約書を保管する場所が少なくなることや、契約書の検索機能も効果が出てくると思います。

導入の際に苦労したところはありますか。

当社はSMBCグループの親密事業会社であり、SMBCグループとの契約における相手方への説明コストは比較的少なく、SMBCクラウドサインの導入自体はスムーズにできました。一方で、どの契約で利用するか、そのための業務フローや社内手続き・規程の変更など、社内調整に苦労がありました。SMBCクラウドサインのカスタマーサクセス担当にも相談しながら、すべての書類について一斉に電子化を進めるのではなく、準備ができるところから順次取り組みを始めています。現時点では、書面が残っている業務もありますので、今後もしっかり活用を推し進め、全社ベースで利用を拡大していきたいと考えています。

SMBCクラウドサインで便利に感じている機能があれば教えてください。

印刷・製本・押印・郵送などのプロセスの全てがオンライン上で完結できることです。また「受信者による書類添付機能」の提供がはじまりましたので、今後はこの機能を用い、本人確認手続きについてもSMBCクラウドサインを活用していこうと思っております。

SDGsやDX・GX推進などまさに社会課題の解決

今後の利用予定について教えてください。

現在、本社部門であるシステム企画部、管理部にて電子契約拡大に向けた取り組みを強化しており、今後グループ会社への取り組みを拡大していく予定です。当社内でも1,000か所の駐車場を運営している駐車場部門、40棟のビルを所有しているビル事業部門など、まだまだ活用の余地があると思います。またお客さまとの契約書面だけでなく、社内の重要な会議資料や議事録、複数の部門にまたがる決裁文書などの回覧・保管においてSMBCクラウドサインを活用していきたいと考えています。

今後SMBCクラウドサインに期待していることがありましたら教えていただけますか。

銀泉は、DX推進支援で企業経営をサポートするというSMBCグループの方針に賛同しており、また、SDGs推進によるサステナブルな社会を実現することを目指しています。当社が利活用を進めることで、受信側の企業にも電子契約サービスの利便性、有効性を認識してもらい、企業経営サポートとサステナブルな社会の実現に貢献していきたいですね。