人も場所も最小限、スマートなワークスタイルを電子契約が支える

保管場所がない、という困りごとを電子化で根本解決

最初に事業内容について教えていただけますか。

我々は、スマートシティ社会実装できるようにするべく、そのための技術やサービスをもつ民間企業様と自治体様とのコラボレーションの場の提供、勉強会の開催等、スマートシティの社会実装を加速するエコシステムの構築を支援している組織です。スマートシティに向けた実証実験はすでに日本各地で始まっていますが、実証実験だけで終わることのないように、継続的な取り組みに繋げるための仕組みを中立的な立場で考えていく、というのも我々の役割です。

2023年7月時点で50の自治体様のほか、民間企業様やその他団体など計144団体に会員登録していただいています。他にも我々と同様の組織はいくつかありますが、我々は特定の地域に限定せず、日本全国の自治体様に向けて民間企業様による技術・サービスの実装を後押しする、というところに重きを置いているのが特徴です。

電子契約サービスの導入を検討し始めたきっかけは何でしたか。

我々は複数の企業が設立発起団体となっていますので、さまざまな企業から出向してきたメンバーで構成されています。事務局としては4名しかいない小さな組織で、当初は業務で使用するツールというのは特に決まったものがありませんでした。しかし、先ほど申し上げたように登録会員様は144団体あり、それらとの契約を含む事務作業が当然ながら発生します。メンバーが限られているなか今後も多くの契約業務が必要で、それを紙の契約書で処理していくのは非効率と考えていました。

また、業務のための拠点はいくつかあるものの、企業のオフィスの一部やコワーキングスペースを間借りしている状況ですから最小限のスペースと設備しかありません。書類を保管できるような場所がほとんどないため、電子的に契約書を保管できるツールは不可欠だと思い、電子契約サービスを導入することにしました。

従来の契約業務では紙書類を使用していたかと思いますが、そこにはどんな課題感がありましたか。

紙の場合ですとやはり製本・押印して郵送する必要があるうえに、それが相手方から返送されてきたときに保管する必要もあって手間がかかります。拠点の1つを相手方からの返送先に指定していますが、その拠点に毎日誰かが在席しているわけでもありません。返送されたかどうかを確認するために出社しなければいけない、というのも大変でした。

SMBCクラウドサインを選ぶ決め手になったポイントは何でしょう。

まずUIが優れていることですね。書類のアップロードはドラッグ＆ドロップできますし、契約締結のフローとしても基本的に一本道で進めるので迷うことがありません。私が前職でも使っていて、誰でも簡単に使えるツールであることは知っていましたので、導入するならSMBCクラウドサインだろうと思っていました。

それと、他のサービスは1ユーザーあたりの料金設定にしていることが多いのですが、SMBCクラウドサインは送信件数の範囲で料金が決まります。いずれ事務局で契約業務を担当するメンバーが増えたとしても同じ料金内で継続使用できるのがメリットでもありました。

印紙の必要性の有無と金額の確認が省け、業務負担減

使用している契約書の類型など、SMBCクラウドサインの主な用途を教えてください。

我々は主に自治体様向けに「サービスカタログリスト」というWebサイトを用意していまして、そこで民間企業様がお持ちのサービスや自治体様での導入事例などを紹介しているのですが、こうしたWebサイトの構築を外注するときの業務委託契約や、組織外のアドバイザーの方たちとの契約にも活用しています。

組織内の書類手続き、購買、Webサイトの制作といったあたりでこれからも利用機会が増えそうです。

導入、運用していくところで工夫したこと、大変だったことは何かありますか。

もちろん先方が電子契約を受け入れていただけないと使用できませんので、事前に了承をいただくようにしていることでしょうか。我々側の発信者が誰で、相手方の承認者が誰かなど、互いに権限や業務フローに問題ないことをあらかじめきっちり確認しておくことも大事ですので、その点に十分注意しながら運用しています。

導入にあたってマニュアルなどは準備されましたか。

私がマニュアル作成やルール作りに時間をかけることはほとんどありませんでした。SMBCクラウドサインの担当の方から、電子契約がどういうもので、実際の業務にどう組み込んでいくか、といったところを解説する説明会を導入前と導入後に開いてもらいましたし、さらに導入サポートとして我々の業務フロー周りを改めて整理してもらえましたから、チームメンバーの理解はかなり深まったように思います。

コスト、スピード、作業負担などの面で導入の効果はどれくらいありそうですか。

紙の契約書を郵送するときは簡易書留などになりますから、そのための郵送費用は削減できます。印紙についても電子化で不要になる分コスト削減になるでしょう。そもそもどの契約だと印紙が必要で、どの金額になるのかといった確認もしなければならず、そこがある意味リスクにもなっていましたが、電子化によって印紙そのものが不要になり、業務負担の軽減にもつながりそうです。

特に便利に感じている機能などがありましたら教えてください。

今や電子契約は世の中にずいぶん浸透してきていますし、相手方に事前に了承いただいていることもあって、契約締結はスムーズに進みます。SMBCクラウドサイン上で相手方が承認したかどうかなど契約の進捗をいつでも確認できますから、もし途中で処理が滞っていたとしてもすぐにフォローできるのは便利ですね。

紙書類と押印は当たり前、という前提から疑って柔軟な思考を

SMBCクラウドサインの活用を将来的にどのように広げていきたいと考えていますか。

我々の活動の幅が今度もっと広がっていくと、企業様の力をお借りするために契約締結することがおそらくどんどん増えていきます。そこで活用していきたいと考えています。

SMBCクラウドサインを導入したい、またはもっと活用していきたいと考えている方々に向けてメッセージをいただければ。

これからは小さな組織であっても、自宅や複数のオフィス拠点で働くことが当たり前の時代になってくると思っています。スマートシティという文脈でも、政府がデジタル田園都市国家構想というもので地方の利便性を高める仕組みづくりを推進していて、企業の拠点がより分散していく可能性があります。我々のように特定の拠点をもたない組織も増えてくるはずで、そのときに紙の契約書をやりとりしていては業務が回りません。

紙書類と押印は当たり前、という慣習が最初から頭にインストールされて仕事をされているところもあるとは思います。ですが、まずその前提から疑ってみて、頭を柔らかくして考えてほしいですね。導入や運用にあたってはSMBCクラウドサインにしっかりサポートしてもらえますから不安になることはありません。一度組織内でブレストして、電子化することでどんな風に省力化・効率化できそうかなど探ってみてはいかがでしょうか。