「改正電子帳簿保存法」への対策

改正電子帳簿保存法に向けて電子化は不可欠

最初に御社の事業内容について教えてください。

和田氏
当社は札幌市を拠点に、利用運送業や倉庫業などを手がけている会社です。メーカー様や卸業者様の荷物を倉庫でお預かりし、一時保管した後、道内や道外に移送する業務のほか、冷蔵庫やエアコンのような工事の必要な家電製品をお客様宅に配送・設置する業務も行っています。約5,000坪ある倉庫を自社グループで保有しており、比較的リーズナブルな価格で対応できることを強みにしています。

橋田氏(左)、代表取締役 和田氏(中央)、小山内氏(右)

電子契約サービスの導入を検討し始めたきっかけは何でしたか。

和田氏
人事や経理に関わる部分についてはすでにデジタル化を進めていましたが、契約書の電子化は手つかずでした。世の中の流れから考えると電子契約にすべき、という声は社内から上がっていましたし、近年は取引先様から電子契約にしたいというご要望をいただくことも増えていました。

2024年1月から改正電子帳簿保存法が施行されますので、それも考えると契約の電子化は不可欠です。そんななか、先行して親会社がSMBCクラウドサインを導入したこともあり、グループ内での一貫性や効率化のためにも、この機会にSMBCクラウドサインを利用することに決めました。

紙の契約書における課題感はありましたか。

小山内氏
紙書類は保管場所がどうしても必要になり、そのスペースが圧迫されて年々残り少なくなっていました。それと、取引先様との契約更新時には条件が変わることもあるのですが、その差分や履歴を調べたいときに紙の契約書だと手間がかかりすぎる問題もありました。契約期間が長いほどそういった変更は多くなり、ますます把握しにくくなります。

そもそも締結までの時間も余計にかかります。製本し、印紙を購入して契約書に貼り付け、相手方に郵送した後、返却された書類を保管するところまで、少なくとも10日間はかかっていました。電子契約であればそうした時間を短縮できるだろうという期待もありました。

SMBCクラウドサインを選ぶ決め手になったポイントは何でしょう。

橋田氏
他の電子契約サービスと比較したところでは、機能面についてはどのサービスも我々の要件を満たしていました。しかし、SMBCクラウドサインは特にプラン内容や料金体系が非常にわかりやすかった。使い方がシンプルで、パソコンにあまり詳しくない年輩社員も簡単に使える、優しい作りになっているのも好印象でした。既存の紙の契約書を丸ごと電子化して、検索もしやすくなる「スキャン代行」のサービスがある点も大きかったですね。

誰でも使いこなせるうえ、セキュリティ・ガバナンスにも配慮できる

本格導入はこれからとのことですが、主にどんな用途で活用していく方針でしょうか。

小山内氏
基本契約書や覚書などでSMBCクラウドサインを活用していくつもりです。件数はあまり多くなく、平均すると契約書については月に数件程度。部署単位で扱っているその他の書類にまで活用範囲を広げるとボリュームが出てきそうで、合わせると年間100件ほどになりそうです。

運用していくところで不安な点はありませんか。

小山内氏
詳細な運用の仕方はこれから詰めていくことになりますが、承認フローが工夫のしどころになりそうに感じています。相手方が戸惑ってしまわないようにするためにも、どういうフロー・ステップで承認していくべきか、しっかり考えていきたいと思っています。

ただ、SMBCクラウドサインの画面の作りはとてもシンプルで、次はこれをやればいいんだな、というのがすぐに理解できます。これなら誰でも使いこなせるだろうと思いましたし、契約の進捗が現在どういう状況にあるのかをすぐに確認できるのは安心です。「複数部署管理機能」で同じ会社内でも部署ごとに閲覧できる契約書類を制限するなど、セキュリティやガバナンスに配慮した使い方ができるのもうれしいですね。

社外とのやりとりについてはいかがですか。

小山内氏
電子契約でOKという相手方とは積極的にSMBCクラウドサインを利用して、紙の契約書がいいと言われる方には今まで通り対応させていただきます。ゆくゆくは全て電子契約に切り替わるのが理想ですが、個人経営の会社さんだとなかなか難しい場合もあるでしょうから、紙の契約書と電子契約の両方で臨機応変に対応していきます。

電子化によるコスト削減の効果はどれくらいありそうでしょうか。

和田氏
郵送代や印紙代など直接コストの削減は年間10万円ほどを見込んでいます。純粋にこの数字だけを見るとSMBCクラウドサインの導入・運用にかかるコストの方が大きいと感じられるかもしれません。ですが、契約業務にかかる社員の作業負担を考えるとメリットは大きいと思っています。

たとえば紙の契約書だと製本なり押印なり郵送なりが必要ですが、電子化すればそれらをすべて省略でき、人的コストの削減が見込めます。また、過去の契約書類を探す際にはキーワード検索で素早く見つけられますから、その手間も減らせます。監査の際に過去の契約書を取り出して確認する作業が発生しますので、そうした時にも迅速かつ効率的に対応できるでしょう。

橋田氏
今後、料金の変更や、契約条件の変更があると思います。契約そのものの内容を変えなくても、追加で覚書などが必要になって、書類数が一段と増加する可能性は大きくなります。印紙が必要になるケースも増えますから、紙の契約書のままだとさらなるコスト増は免れません。その意味では、今のタイミングでSMBCクラウドサインを導入し、電子化を進めておくのは得策だっただろうと考えています。

導入にあたりSMBCクラウドサインからのサポートやアドバイスは役に立ちましたか。

小山内氏
導入に向けて頻繁に相談に乗ってもらいました。1つ1つの細かい疑問についても他社様の事例を交えて教えてもらい、なるほどと思うことが本当にたくさんありましたね。それらを踏まえて具体的な運用方法を固めているところです。

SMBCクラウドサインの活用を将来的にどのように広げていきたいと考えていますか。

小山内氏
注文請書や見積書は紙書類やメールでやりとりしていますので、これも電子化したいですね。タイムスタンプがしっかり残りますので、改正電子帳簿保存法に向けてSMBCクラウドサインが活躍してくれるものと期待しています。また、取締役会議事録に利用する会社さんも増えていると聞いていますので、そのような使い方も模索していこうと思います。

SMBCクラウドサインを導入したい、もっと活用していきたいと考えている企業に向けてメッセージをいただけますか。

和田氏
契約書の電子化は業務効率を高めるうえで大変重要なことで、契約件数が多い会社さんほどメリットは大きく感じられると思います。加えてSMBCクラウドサインの導入企業自体が増えれば、互いに紙契約を廃止できる確率が高まり、作業負担やコストの削減効果はさらに大きくなるはずです。業務効率改善につなげるために、ぜひ導入・活用を進めていただきたいなと思います。