新サービスリリース時の契約者増を見込み電子化を推進

数百件発生する新サービス申込みを電子化へ

最初に御社の事業内容について教えてください。

田中氏
当社では2つの事業を軸に展開しています。1つは「PAYSLE」というコンビニ収納代行サービスです。事業者様がそのお客様に請求する際、従来発行してきた紙の払込票の代わりに、お客様のスマートフォンの画面にバーコードを表示させ、それを読み取るだけで手続きできるものとなっています。事業者様にとっては払込票の印刷・発行の手間がなくなり、お客様にとっては簡易な方法で後払いができる、というようなメリットがあります。

もう1つは、企業様のアナログな業務をデジタルで効率化するコンサルティング事業です。多くのパートナー企業様と連携しながら必要に応じてさまざまなシステムを導入・活用し、業務効率向上を実現するデジタルソリューションを提供しています。

もともとは三井住友フィナンシャルグループと日本電気（NEC）のそれぞれの子会社が、2023年7月に合併してできたのが我々BPORTUSです。これまで長く展開してきたそれらの事業を掛け合わせ、シナジーを生み出していくべく設立された会社、ということになります。

株式会社BPORTUS代表取締役社長 田中一基氏

電子契約の導入を検討することになったきっかけは何だったのでしょうか。

田中氏
我々のお客様に対してデジタルソリューションを提供していることもあり、当社自身も常に積極的にデジタルを活用して業務の“余力”を生み出していこうと考えました。そこで業務を俯瞰しながら今後を見据えたときに、まだ使っていなかった電子契約サービスが必要になると感じ、導入することにしました。

というのも、デジタルソリューションを提供する事業は、これまでは年間数社の大企業向けに半年から年単位の時間をかけてコンサルティング・アレンジメントし要件定義していくようなビジネスで、契約もほとんど年単位でしか発生していませんでした。しかし2023年下期には、こうした事業を標準化してパッケージにし、多くのお客様に提供できるようにする計画です。契約・申込みが数百件規模へと一気に増大するものと見込まれますので、SMBCクラウドサインによる電子化は不可欠でした。

松本氏
紙の書類のやり取りは、やはり時間がかかります。利用申込からサービス提供まで、少なくとも1～2週間はかかってしまいます。しかし、今後我々が提供していくサービスにおいてはスピードも大事なファクターになってきます。申込みに必要な手続きを電子化することで、即日または翌日から利用できるようにするなど、気軽に素早く使い始められる点はウリの1つにしたいと考えています。

充実のサポート体制で、厳格な社内規程に沿った導入を可能に

そのサービスではSMBCクラウドサインをどのような流れで活用することになりますか。

松本氏
まずサービスの内容としては、一般的に複写式の紙をやりとりして手続きする口座振替による支払いの申込みをWebに置き換えるものになります。従来は企業様側でWebサイトを用意する必要があり、それが導入のネックになっていました。しかし、我々の新しいサービスでは企業様側でWebサイトを用意することなく、申し込んでいただくだけで利用できるようになります。対象は学校や塾など、顧客からの定期的な支払いが発生する事業者様ですね。

申込書はExcelファイルでテンプレートとして用意しますが、それに記入したものを事業者様から送付していただき、当社で内容を確認後、再び事業者様にSMBCクラウドサインにて申込書をお送りする予定です。最後は事業者様側で承認していただくだけで申込み完了、という流れです。我々が内容を確認してから送信しますので、記入内容の間違いによる手戻りはないですし、全体的な手続きをスピーディにこなせるものと期待しています。

株式会社BPORTUS事業開発部 部長代理 松本哲氏

効率的に運用できるように工夫したところはありますか。

松本氏
私が銀行に長くいたので実感していることなのですが、非常にわかりやすいマニュアルを用意していても、どうしても間違って記入してしまうお客様は一定数いらっしゃいます。たしかに自分の場合も、どんなに綺麗なマニュアルがあったとしても間違えることがあるんですよね。そうしたことから、申込書のExcelでは、入力を選択式にしたり、欄外に注意点をわかりやすく書いたりなど、可能な限り丁寧な作りにしています。我々の確認後にSMBCクラウドサインを使って申込書を送付しますが、事業者様はボタンをクリックするだけで申込完了です。申込を電子化することで、お客様の負担も我々の負担も減るだろうと思っています。

導入にあたり難しかったこと、苦労したことなどはなかったでしょうか。

松本氏
当社はSMBCグループでもありますので、セキュリティに関連する社内規程が比較的厳格です。とはいえ、SMBCクラウドサインはすでに多くの金融機関で導入されているサービスですので、社内規程が厳格でもクリアできることはわかっていました。

規程に沿うための具体的な設定手順については、ほとんどSMBCクラウドサインのWebサイトにあるQ＆Aで理解できますし、それでもわからない部分はチャットなどで問い合わせればすぐに回答がもらえました。午前に質問したら午後には解決できて、「これは早い！」と思いましたね。他にもSMBCクラウドサインの担当の方からたくさんアドバイスをいただけたこともあって助かりました。

取締役会議事録への導入準備も完了済み

SMBCクラウドサイン自体の操作性についてはいかがでしょう。

満永氏
マニュアルなどを見なくても直感的に操作できるので使いやすいなと思っています。受け取る側になったときも、届いたメールから書類を開いて承認するだけでしたから、こちらもマニュアルなどなしに誰でも簡単にできそうです。

ただ、ルール通り正しく使ってもらうために、社内向けにはあらかじめレクチャーしておく必要はあります。利用者は今のところ数人程度ですので、混乱なく運用を始められると思っています。

他にSMBCクラウドサインの用途として考えていることはありますか。

満永氏
サービス申込の部分以外に、当社の取締役会議事録でもSMBCクラウドサインを利用する予定です。これまでは紙の書類で、社内外の取締役に郵送して回覧し押印してもらっていました。これを電子化すれば印刷や郵送の手間が省けるうえ、取締役のみなさんもクリックだけで簡単に承認できるようになります。

紙の場合は送った・送っていないがすぐにわからず、誰のところに書類があるのかあいまいな時もありましたが、電子化でそうした不透明さがなくなりますし、時間もかなり短縮できそうです。電子署名で問題ないとする取締役会規則の改定はすでに行いましたので、次の取締役会議事録から活用できると思います。

株式会社BPORTUS経営管理部長 満永誠氏

本格的に運用を進めていくところで課題になりそうなことはありますか。

田中氏
当社が電子契約しようとしたとき、当然ながら契約の相手方の理解も得なければならない、というのは1つの課題かなと思いますね。当社の営業担当者からすれば、お客様にお手を煩わせてしまうことを考えると「電子契約で」と言いにくいときもあるかもしれません。相手側にもこれまでの商習慣があり、そこを変えていただくことになるわけですから。

また、社内浸透の進め方も課題になりそうです。SMBCクラウドサインのサービス利用料がかかりますが、その分のメリットを感じられるのか、といった声は多くはないですが出てきています。たしかに定量的なメリットの評価は難しいところもありますが、電子化で我々に余力が生まれ、既存の業務をより丁寧にこなしたり、新しいことにチャレンジしたりすることも可能になるはずです。そのあたりをしっかり理解してもらえるように説明は尽くしていきたいですね。

既存の紙書類をデジタル化し保管スペース削減も狙う

将来的にSMBCクラウドサインの活用範囲をどのように広げていこうと考えていますか。

田中氏
新しく提供を始めるサービスの他に、さらに2つほどサービスをリリース予定ですので、そこでも使っていきたいですね。また、他にも日常的に締結している契約がいくつかあります。紙書類を使っている契約業務全般は全てSMBCクラウドサインに切り替えていくつもりです。

満永氏
オフィスのキャビネットが前任者までに蓄積されてきた書類で一杯になっているのも課題ではあります。日付を見ると捨てられそうな古いものもあるのですが、細かく確認している時間がなく整理が後回しになってしまっているので、これもSMBCクラウドサインを活用して解決していきたいですね。

田中氏
社内ではプリントアウトしている人がまだ多いので、意識改革も必要かもしれません。担当者はいずれ代わっていきますので、そうすると紙よりもデジタルの目録にして、誰でも内容を判断できるようになっている方が合理的ですよね。将来的にはスキャンするなどして既存の紙書類のデジタル化も進め、保管スペースの問題を解消したいと思っています。

SMBCクラウドサインを導入・活用していこうと考えている企業に向けてメッセージがありましたら。

満永氏
アナログでやってきた従来の業務を変えるのに抵抗のある人もいると思いますが、いざ電子化を進めてみると意外と簡単に切り替えられるんですよね。会社によってはセキュリティが厳しく電子化が難しい場合もあるかもしれないですが、その場合でもSMBCクラウドサインの細やかなサポートを受けられるので、想像以上にスムーズに導入できると思います。郵送代や印紙代の削減、製本や紙のやり取りにかかる手間の削減にもつながりますから、積極的に導入してほしいですね。

松本氏
電子契約サービスを使用する企業は最近すごく増えてきました。互いに電子契約サービスの利用経験があると、本当にすんなりと、スムーズに契約締結が完了してしまいます。電子契約サービスが広まれば広まるほどみんなが楽になっていきますので、SMBCクラウドサインには牽引役としてこれからも電子契約サービスをどんどん広めていくことを期待しています。

田中氏
当社は非効率な業務を少しでも減らし、労働力減少に悩む日本の企業がこれからも成長していく助けになるような社会貢献をしていきたいと考え事業展開しています。SMBCクラウドサインという電子契約サービスは、その意味では向かっている方向は同じです。SMBCクラウドサインを使う人が増え、それとともに余力が増えて、みなさんが元気に事業活動していく世界になってほしいなと思います。