人材派遣における対企業、対個人の契約を電子化

業務の効率と生産性の向上、コスト減を狙って導入

御社の事業内容について教えてください。

当社は人材派遣業、特に工場やサービス業をはじめとする多様な業種への一般派遣を主軸事業として展開しています。派遣先の企業様に対し1人の営業担当者が一気通貫で対応する体制を取っていまして、企業様や派遣スタッフの方に寄り添って人材・派遣先を紹介していけるのが強みと考えています。2023年現在、登録している派遣スタッフは1,500人ほど、1カ月あたりの取引社数は200社ほどです。

電子契約を検討することになった理由、紙の契約書における課題感をお聞かせください。

まず、労働生産性を上げたかった、というのが1つ。紙の契約書は郵送したり、営業担当者が直接持っていったりしなければならず、押印の手間もあります。営業担当者としては届ける際に相手とコミュニケーションがとれるメリットもありますが、一気通貫で対応していることもあって事業拡大とともに負担は大きくなっていました。

紙の契約書だと、郵送しても相手方がそれを受け取ったかどうかがすぐに把握できなかったのも悩みでした。電子化することで契約の進捗把握も容易になると考えられましたので、そのあたりの業務効率化を図るため、というのが第一ですね。

また、紙にかかるコストも小さくありません。郵送費用以外にも、紙そのものの費用や印刷費用、保管スペースも必要です。人の手で持っていくときの人的コストも無視できませんから、それらが電子化によって省けるのは大きいと思いました。

高い信頼性とリーズナブルな料金

そんななかSMBCクラウドサインを選んだのはなぜでしょうか。

日頃からお付き合いのある三井住友銀行を含む三井住友フィナンシャルグループの1社で、信頼度が高かった、ということに尽きます。料金も他のサービスと比べてリーズナブルでした。2021年夏頃に導入を決めて、11月から運用をスタートしましたので、比較的スピーディーに使い始めることができたように思います。

導入時、もしくは運用方法を決めていくところで苦労したことはありますか。

電子化にあたってルール作りはしなければいけないと思い、押印が不要になるので社内申請書の書式を変えて、営業担当者が企業様や派遣スタッフの方にメールアドレスを確認するようにしました。そのための周知には少し苦労したと思います。

電子契約の案内書を作り、それをもとに営業担当者が企業様に説明して、派遣スタッフの方にも主にメールで案内しました。ただ、派遣先企業様の方針で電子契約できないケースもあります。派遣スタッフの方についてはフリーメールの利用が多く、メールアドレスが変わったりすることもあって、確実に伝えていくのは課題もありました。

電子契約と紙契約が混在するなかでミスしにくい運用

現在の活用状況についてお聞かせください。

SMBCクラウドサインを利用しているのは2種類の契約書で、1つは派遣先企業様との労働者派遣個別契約書、もう1つは派遣スタッフ個人との雇用契約で利用する労働条件通知書兼就業条件明示書です。送信件数は対企業様が月平均100～150件、対派遣スタッフの方が約200件といったところです。

派遣の契約期間は短ければ1カ月、通常は2、3カ月ごとです。そのたびに契約を更新することになりますし、個別契約書については1企業あたり40～50人をまとめて1つの契約書で締結することもあれば、個別に締結したいという企業様もいらっしゃいます。月ごとに波がありますので、多いときには800件ほどになることもあります。

運用において工夫したところはありますか。

今のところ電子契約と紙契約が混在しているので、そこで間違いが起きないような運用方法にしました。たとえば私が契約書の元データを作成した後、社内共有ファイルサーバーに電子契約と紙契約とで別フォルダに保管します。営業担当者に契約書の中身を確認してもらって問題なければ押印申請を出してもらい、電子契約ならPDF化してSMBCクラウドサインで送信、紙契約なら印刷・製本して郵送する、という形です。フォルダ分けすることで社内で契約方法を混乱しないようにしたのがポイントかと思います。

直接コストは半減、新規開拓などの営業活動がより活発に

導入したことで目に見える効果はありましたか。

これまでのところ全体の半分ほどの契約を電子化できました。営業担当者の郵送作業などがそのぶんなくなっていますから、企業様へのアポ取りや新規開拓といった営業活動もより活発になってきているようです。売上が以前より伸びているなかで紙書類にかかる費用は半分になりましたので、コスト削減の効果も大きいですね。

契約締結までのスピードもアップしました。企業様とは遅くとも1週間以内に締結できていますし、派遣スタッフの方とは2、3日、早ければ即日締結できることあります。万一契約書に誤りがあって修正が必要になっても、すぐに社内確認して再送信できるのでロスも最小限で済んでいます。

契約を電子化したことで社内にて戸惑いなどはありませんでしたか。

SMBCクラウドサインで契約業務が楽になるのはみんなイメージできていたようなので、電子化に対する反発は特にありませんでした。ただ、契約書を手渡すのがある意味コミュニケーションを取れるタイミングの1つにもなっていましたから、ベテランの営業担当者からはそれを惜しむ声もありました。しかし、お付き合いしている企業様や派遣スタッフの方は増え続けていて、効率を上げないと業務が回らない。そうしたこともあって、今や多くの社員が電子契約になじんできています。

最近は契約業務をもっと楽にするために「派遣スタッフ全員からメールアドレスを集めよう」と意気込む営業所長が増えていて、電子契約を広げていこうと意識してくれている実感があります。SMBCクラウドサイン自体は操作方法がわかりやすく、わからないことがあってもチャットサポートですぐに疑問が解決するので安心ですね。

生産性向上と同時に、派遣業で最も重要な法遵守も達成できる

今後のSMBCクラウドサイン活用の方向性を教えてください。

まだ電子化していない企業様との基本契約書にもSMBCクラウドサインを使いたいと思っています。サインや承認が必要な契約書ではありませんが、待遇に関する条件などを通知する書類、社内申請書など、まだ紙が残っていて電子化できるものは可能な限りSMBCクラウドサインに置き換えていきたいですね。

あとは基幹システムとSMBCクラウドサインの連携も検討しています。共有ファイルサーバー上で契約書をファイル管理するところで、今はまだ手作業になっている部分がありますので、そこも自動化することでさらに手間を減らせるはずです。

現在、派遣スタッフの方との契約の電子化率は7～8割で、これを100％にしたいと思っていますが、メールアドレスを全員からいかに集めるかは課題です。当社の新人研修ではSMBCクラウドサインについてカリキュラムに組み込み、定期的に実施している社内のWeb会議では積極的にメールアドレスを集めてくるように話をしています。

SMBCクラウドサインの導入を考えている、特に派遣業を営む他の企業に向けてメッセージがありましたら。

紙書類だと進捗管理がどうしても不確実になってしまいますし、ミスも発生しがちです。しかし、SMBCクラウドサインで電子化することでそれらの問題を一気に解決でき、労働生産性を上げられます。しかも同時に、派遣業において最も重要な法遵守も達成できる。その意味では、派遣会社こそ導入すべきツールであることは間違いありません。

今は行政も電子化が進み、紙書類も押印もなしで手続きできる時代です。その意味では民間事業者の方が遅れていると感じるところさえあります。自分たち民間事業者の方が「頭が固い」なんて思われないためにも、できるところから契約を電子化していきたいですよね。