世界的な監査法人の要求を満たしつつ、業務の効率化、ハイブリッドワークやBCPにも貢献

法人内の電子化プロセスの最後のピースに

御法人の事業内容について教えてください。

私どもは、世界5大会計事務所の一つであるBDOのメンバーファームです。グローバルのネットワークを背景に、上場会社に限っても約80社とお付き合いがあり、約240名の会計士等専門家を擁する準大手の監査法人です。また、国内のネットワークファームには税務サービスを手がける法人やコンサルティングを手がける法人なども有しています。

監査法人としてはIPO業務にも強みをもっているのが特徴です。日本国内はもとより海外での上場を目指す企業をサポートしており、共に成長しながらIPOを実現できるようにきめ細かな対応を行っています。

そうした業務のなかで電子契約を検討することになった理由をお聞かせください。

企業と監査契約を結ぶ際には、まず監査の内容について協議し、合意できれば法人内手続きを経て締結する、いわゆる受嘱するということになりますが、その一連の契約手続きは非常に手間がかかります。契約書を製本し、法人印を押して郵送した後、先方にも押印していただき返却してもらう、それらの手続きを省力化・効率化したいと考えたのが最初のきっかけでした。

本格的に検討し始めたのは2020年のコロナ禍です。電子化で全体的な業務の効率化を図るため、ペーパーレス化やワークフローの整備、テレワークなどを推進しているなかで、契約締結についても電子化に向けて拍車がかかりました。電子契約は、私どもの電子化のプロセスの最後のピースでもあったと言えます。

他に紙の契約書における課題感はありましたか。

印紙が必要で、契約金額に応じて印紙代がいくらかかるか確認しなければならない、という手間もありました。押印するには営業時間内でなければならず、法人内に押印権限をもつ人がいないと対応できませんし、もし契約書の内容に間違いがあれば、修正して再度印刷し、押印もし直さなければならない。しかし電子契約なら修正は比較的容易で、手間も少ないだろうと思いました。

法的な裏付け、信用力、サービス継続性の観点から選択

SMBCクラウドサインを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

監査法人は機密情報の扱いが厳格で、金融機関並みにセキュリティ対策が求められます。レピュテーションにも大きくかかわることから、当法人のシステム導入の際の判断基準としては、契約の有効性について法的な部分がケアされているのはもちろんのこと、先方のしかるべき立場の方が納得できる信用や仕組みを備えていることが重要としています。

その意味では、法的な部分についてはクラウドサインの経験および法律面でのノウハウがあること、信用力については金融機関が母体であるSMBCグループであり資本関係が明確であること、といったところでSMBCクラウドサインがベストだと判断しました。安定した資本がなければ突然サービスが停止して電子契約ができなくなり、データを失うこともありえます。そうしたサービスの継続性も考えると、SMBCという冠には大きな安心感がありました。契約の有効性についても顧問弁護士と何度も協議して問題ないことを確認しています。

現在SMBCクラウドサインで利用されている契約書は何になりますか。

2020年6月に監査契約書やそれに付随する覚書などの締結で利用を開始しました。その後、2023年6月からは人事部門でも使い始め、社外協力会計士との業務委託契約の締結に活用しているところです。人事情報はクローズドな形で慎重に扱う必要がありますので、もう1つSMBCクラウドサインの別アカウントを用意して運用しています。

会計士というのは、現場に直行して監査したり、自宅でWeb会議ツールを使ったりして、事務所にいなくても仕事ができることも多いです。今は在宅勤務とオフィス勤務のハイブリッドワークにもなっていますし、社外協力会計士の方とは特に電子契約するメリットが大きいと考えました。法的な有効性を確認できていたのはもちろんのこと、すでに3年前から監査契約で利用していてSMBCクラウドサインの仕組みもしっかり把握できていましたので、導入はスムーズでした。

BCP対策、ワークスタイルの多様化にも貢献

電子化による効果を実感するところはありますか。

ペーパーレスになり、製本や印紙の貼付、郵送などの手間がなくなっただけで、かなりの省力化とスピードアップを図れていると感じます。これまでは法人内手続きや製本に2日はかかり、それから郵送して先方の押印と返却を待つことになりますので、締結までに1週間から2週間はかかっていました。今は早ければ1日で締結できます。

監査契約ですと1件あたり10ページ前後、多いものは数十ページになります。紙に印刷して製本するのが大変なのはもちろんですが、落丁がないかどうかの確認をしなければならないのも大きな負担になっていました。特に英文の契約書だと一見しただけでは落丁に気付けなかったりします。それに対して電子契約は落丁が発生しにくく、印紙が不要なので貼り間違いのリスクもありません。

BCP（事業継続計画）にも電子契約が寄与しているところがあると思います。たとえば災害が発生したとき、紙の契約書ですと破損・消失リスクがありますが、SMBCクラウドサインでは契約書がクラウドに保管されるので、そういったリスクがありません。さらにコロナ禍において事務所に出所しにくい状況でも問題なく契約締結できたことは、単純に数値では測れないメリットがあったと思います。

いったんコロナは収束しましたが、今後も新たな感染症が発生するリスクはゼロではありません。その意味でもBCPの観点で有効な対策になったとも思いますし、ハイブリッドワークのようなワークスタイルの多様化にも貢献していると感じます。

運用していくうえで工夫した点などがありましたら教えてください。

相手方が紙の契約書を希望されることもありますので、そのときは従来通り紙の契約書で締結しています。したがって、紙の契約書と電子契約とが混在している状況です。ワークフロー上では、このクライアントは紙の契約書で、このクライアントはSMBCクラウドサインで、といった区別が明確なので締結時の混乱はありませんが、紙の契約書はファイリングし、電子契約したものは固有のタイトルをファイルに付けて検索できるようにするなど、工夫して運用しています。

導入時や運用していくところで苦労したことはありませんでしたか。

契約に至るフローが従来から変わりましたので、それを役職員にしっかり理解してもらうまでが大変だったように思います。マニュアルを独自に作成して説明会を開催しましたが、導入直後の十分に浸透しきれていない段階では法人内からの問い合わせも多く、不明な点はSMBCクラウドサインにその都度確認するなどして対応していきました。

将来的にはワークフローシステムとの連携も

SMBCクラウドサインの今後の活用方針についてはいかがでしょうか。

電子契約の範囲は拡大したいですね。たとえば通常の業務契約や誓約書などにもSMBCクラウドサインを使いたいですし、人事部門では雇用契約書に利用することも考えられると思います。海外との取引も多い我々としては、いずれは国際契約でも利用しやすくなることを期待しています。

今は紙のまま保管している契約書も電子化するなどして、データ管理の効率化も進めていくつもりですし、長期的な目標になりますがワークフローなど他システムとの連携も実現したいと考えています。

これからSMBCクラウドサインを活用しようと考えている方に向けてメッセージをいただければ。

我々が一番懸念していたのは、契約の有効性をどうやって担保するか、ということでした。しかしその部分については、SMBCクラウドサインにはリーガル的なノウハウがあり非常に手慣れている印象で、運用設計は比較的容易だったと思います。銀行系ということで信用力についても不安はなく、ツールとしてもシンプルでわかりやすい。導入のハードルは思ったより高くありませんから、ぜひ試してみてほしいですね。