バックオフィス業務の負担軽減とビジネスの加速の両立

事業拡大の中、課題になるバックオフィス業務の負担

最初に御社の事業内容について教えてください。

秋葉氏
エコモットはIoTインテグレーション事業を中心に展開しています。クラウド環境やモバイルインターネット、AI等のテクノロジーを使って、お客さまのビジネスにおける売上増やコスト削減、安全管理の支援を手掛けております。昨今、DXの機運が高まっている中で、ソフトウェア、ハードウェア、クラウド環境の設計、構築、保守、運用まで一気通貫で支援できる点が弊社の強みです。
加えて、融雪システム遠隔監視ソリューション「ゆりもっと」等のサービスは、北海道に本社を構える弊社ならではのサービスとなっています。

本木氏
パワーでんきイノベーションはエコモットの100％子会社で、太陽光発電・オール電化などの電気工事からエアコン・アンテナの設置まで幅広い分野の施工をおこなっている企業です。
親会社のエコモットという社名からも想像いただけるかと思いますが、弊社グループは環境に対しての意識も強く持っており、太陽光発電や蓄電池等の電気技術とIoTの技術のシナジーを活かした事業を展開しています。

電子契約サービスの導入を検討し始めたきっかけは何でしたか。

秋葉氏
弊社がIoTインテグレーション事業を拡大している中で、バックオフィス業務の負担が増えてきておりました。ITを活用したソリューションを提供している弊社自身、その負担を人員で担保していくのではなく、テクノロジーを活用し解決していこうという思いがありました。
バックオフィス業務の中でも、特に契約事務が増えている中で、電子契約の活用を検討し始めました。

エコモット株式会社 人事総務部長 秋葉 直俊氏

「SMBC」の信頼感と「クラウドサイン」の知名度

SMBCクラウドサインを選んだ決め手は何でしょうか。

秋葉氏
電子契約も徐々に世の中に普及してきており、電子契約のサービスもいくつか出てきていると思います。お客さまや取引先との「契約」を扱うサービスなので、信頼できるサービスかつ、世の中から見てもお墨付きがあるメジャーなサービスであるというのが、実際にお客さまや取引先に電子契約を使っていただく際に大切だと考えていました。
そういった意味でも「SMBCクラウドサイン」は、「SMBC」というメガバンクの信頼感と、世の中的に電子契約という言葉の代わりに「クラウドサイン」を使っている方もいるくらい浸透しているメジャーなサービスですので、導入を決めました。
導入を決めてからも、導入までのサポートも凄く手厚く、また実際のサービスの使い勝手も良かったです。

本木氏
パワーでんきイノベーションは、エコモットで先に導入している中で、新設された企業であり、既に電子契約の効果を見ていた為、SMBCクラウドサインを導入致しました。

SMBCクラウドサイン導入前は業務において具体的にどのようか課題があったのか教えてください。

秋葉氏
私が担当しているエコモット／人事総務部では契約書が発生すると法務チェックとともに契約書の事務も対応しています。紙の契約書の時は印刷、製本から発送、返送の管理も対応していました。事業の拡大の中で、契約書の発生機会も増えてきており、特に本社が北海道の為、道外との郵送となると一定の日数がかかってしまいます。また郵送代や印紙代も気になっており、それらの時間的、金銭的コストは徐々に顕在化してきていました。

特に取締役会議事録での利用においては、署名対応する当事者の役員も多く、また社外取締役が東京にいることもあり、どの役員まで署名が済んでいるか、現在書類がどこにあるのかの管理と、書類が整うまでのリードタイムがとても長いという課題がありました。

導入後、どのような書類を電子化されていますでしょうか。

秋葉氏
エコモットでは開発に関して取引先とのNDA（秘密保持契約書）や業務委託契約書、取引基本契約、お客さまとの受注の際の契約書等幅広く電子化しております。また社内においても雇用契約書について中途、新卒問わず全てSMBCクラウドサインで締結しています。
また先程お話した取締役会や監査役会の議事録にも利用しています。当然、取引先やお客さまによっては紙での対応を希望されることもあり、その場合は紙で対応をしています。全社的に発生している書面の6割ぐらいは既に電子化できています。

本木氏
パワーでんきイノベーションでは、建設請負契約や太陽光発電設備の売買契約等も含めて電子化を進めています。導入後間もないので全体での活用はこれから進めていきたいと思っています。

契約のスピードアップ＝ビジネスのスピードアップ

導入後の効果はいかがでしょうか。

秋葉氏
社内のワークフローや契約管理は別のシステム、電子契約部分はSMBCクラウドサインを使い、スムーズな契約業務ができています。契約自体のスピードが速くなり、契約書を朝発信できれば、お昼には締結できるように即日対応ができています。契約のスピードが速くなることで、営業に注力できたり、案件の進捗、ビジネスの展開のスピードも速くなってきております。
また、議事録においては当事者が多い為、誰が署名対応中かといったステータスが分かるので、非常に助かっています。

本木氏
建設請負契約や売買契約では金額も多額になることもあり、その金額に応じて数万円単位、年間で見ると数十万円かかっていましたが、その金額を削減できる点はコストメリットとして感じています。
同時に、印鑑が不要なので、外出先等の社外でも締結が対応できる点も現場から良い点として声が上がっています。
また、契約管理を厳格にできる為、コンプライアンスやガバナンスの観点でも有効ですね。
今後は、郵便の配送日数が従来より長くなる話も出てきており、郵送で対応を続けるのは、非常にデメリットになると思います。

株式会社パワーでんきイノベーション管理部長 本木 幸男氏

導入の際に苦労したところはございますでしょうか。

秋葉氏
導入自体はサポートもいただいたので特別苦労したことはございません。ただ、実際にお客さまとやり取りする営業に対しては工夫が必要でした。営業ですので契約作業もお客さまと会うきっかけになる為、電子契約のメリットを説明した上で、納得し、お客さまに説明してもらう必要がありました。
現場で電子契約を浸透させる為にも実際に使ってもらって、即日に契約締結が完了するスピード感を実感してもらう、その事例、経験を伝播させていただくように意識しました。最近はかなり普及しており、特段の理由がなければ契約のデフォルトは電子契約を使うことになっています。

SMBCクラウドサインで便利に感じている機能があれば教えてください。

秋葉氏
契約書に署名しない任意の宛先に対して、締結された結果をメールで共有できる機能（共有機能）や、契約書の送信先へのリマインド機能は便利に感じています。
契約書の当事者が多い書面（取締役会議事録等）では、共有先も多く、簡単にリマインドもできて署名が途中で止まってしまう事を防ぎやすくなっています。

今後の利用予定・方針について教えてください。

秋葉氏
変わらず全社的に使っていく方針で、今後事業拡大した際や関連会社の設立の際には基本的に導入し活用していきます。また取引先との取引開始時には電子契約をデフォルトとして進めていきたいと思います。

最後に、SMBCクラウドサインの導入を検討している企業に向けてメッセージをいただけますでしょうか。

私たち自身IoTソリューションベンダーとして、サービスのコスパはもちろん、顧客課題に対してどれだけダイレクトにポジティブな影響を与えられるかという点に拘っています。その意味でSMBCクラウドサインは低コストでスタートできますし、周辺業務も含めた生産性の向上が目に見える形で実現可能なサービスだと思います。
もはや、契約業務を紙と郵送で行う合理的な理由を見つけられません（笑）