ブライダル事業を中心に電子契約導入。契約スピードを短縮し、働き方改革も推進

歴史と理念に基づく多角的な事業展開

御社について教えてください

アイ・ケイ・ケイホールディングス株式会社の歴史は、当社代表取締役会長の母が1945年に始めた海産物販売から始まります。その後1968年にホテル事業を開始し、1982年にはブライダル事業が本格的に動き出しました。

1995年に設立されたアイ・ケイ・ケイ株式会社は、九州初となるゲストウエディング事業を展開し、以降、全国へと店舗を広げながら「お客さまの幸せと感動を創造する」という理念のもとに成長を続けてきました。

2021年にはホールディングス体制へ移行し、時代の変化を的確に捉えながら企業価値の向上と事業の多角化を推進しています。ブライダル事業では現在18都市に20店舗を展開しており、20年先を見据えた長期的な視点のもと、地域ごとに最適な施設を開設しながら国内30店舗体制を目標にしています。さらに2017年にはインドネシアに現地法人を設立し、現地のお客さまを対象としたウェディングサービスも提供しています。

電子契約サービスを導入することになったきっかけを教えてください

従来の紙の契約には多くの課題がありました。契約書の印刷、押印、郵送、そして保管まで、膨大な手間がかかっていましたし、印紙税の負担も少なくありませんでした。加えて、お客さまと対面でのやり取りが多くありましたので、お客さまのご都合に合わせて夜間に及ぶ打ち合わせが行われることもあり、従業員の負担が大きくなっていました。

そこへコロナ禍が重なり、対面での営業や契約対応が制限され、従来のやり方では立ち行かなくなりました。DXを進めなければならないという機運が高まり、電子契約の導入が現実的な選択肢として浮上したのです。

コロナ禍による御社の課題はどのような部分にあったのでしょうか

私たちがSMBCクラウドサインを利用し始めたのは2021年11月です。当時はコロナの感染拡大が続いており、緊急事態宣言の影響で対面での接客や契約が難しい状況でした。

営業現場からは「オンラインで申し込みが完結できる環境が欲しい」という声が強く上がっており、そのニーズに応えるためにも、契約から申込までをオンラインで行える仕組みを整備する必要がありました。

ララシャンスガーデン東京ベイ（東京都江東区豊洲）

シェアと安心感でSMBCクラウドサインを選定

数ある電子契約サービスのなかで、SMBCクラウドサインの何が決め手になりましたか

当時、電子契約サービスの導入を検討する際には市場シェア上位を比較しました。その中でも多くの方に利用されている実績のあったことが大きな安心材料となり、最終的にSMBCクラウドサインを選定しました。実際に導入を推進していた当時の担当者からも「シェアが大きく安心感がある」との意見があり、他社との比較を経て決断に至りました。

導入するまでで苦労したことや、難しかったことはございますか

導入準備から本格的な活用に至るまで、約半年をかけて進めました。各部署から選出されたメンバーが集まり、何度も会議を重ねながらプロジェクトを進行し、営業部門向けの説明会やマニュアルの整備など、社内に浸透させるための工夫を重ねました。

当時は電子契約自体がまだ一般的ではなかったため、現場からはさまざまな課題や不安の声も上がりましたが、SMBCクラウドサインの担当者からのサポートも手厚く、おかげでスムーズに導入を実現することができたと考えています。

幅広い契約業務に活用が定着

現在はどのような用途でSMBCクラウドサインをご利用なさっていますか

現在は結婚式の新規申込書をはじめ、約2,000名の社員を対象とする労働契約書、さらにパートナー企業との業務委託契約書や売買基本契約書など、幅広い場面で活用しています。

契約書の電子化に移行した際、お客さまやパートナー企業さま、社内の方々の反応はいかがでしたか

お客さまについては、ほぼすべての方が自然に受け入れてくださいました。パートナー企業の中には、まだ紙の契約書での締結を望む企業もありますが、それでも7〜8割は問題なく電子契約を受け入れていただいています。

社内でも当初は「本当に大丈夫だろうか」という心理的なハードルがあったと思いますが、導入後はむしろ「手続きがスムーズになった」との声が多く、現在は問題なく活用が定着しています。

キュイジーヌ フランセーズ ラ・シャンス（富山県富山市）

導入から4年ほどが経ちますが、効果を実感なさっている部分はございますか

契約締結のスピードが大幅に短縮されたことは大きな効果です。これまでかかっていた印紙税や郵送費、保管コストも削減できました。さらに、リモート対応を進められるようになったことで、働き方の柔軟性が高まり、社員の残業や土日の対応も減少しました。まさに働き方改革の実現に直結する効果を感じています。

SMBCクラウドサインはシンプルで直感的に使いやすい点も魅力です。現在では基幹システムとも連携しており、日々の業務フローに違和感なく組み込まれています。「使いにくい」という声が社内から一度も上がっていないこと自体、しっかりフィットしている証拠だと思っています。

これまでのやり方には戻れない

今後の活用方針についてのお考えがございましたら教えてください

今後は新規事業等においてもSMBCクラウドサインを活用していきたいと考えています。導入後の利便性を実感してしまうと、もう紙に戻ることは考えられません。契約を取り交わす双方にとってメリットのある仕組みであり、今後も幅広い場面で活用できると感じています。

電子契約の導入を検討なさっている企業に向けてメッセージをお願いします

導入前はどうしても心理的なハードルを感じるものですが、実際に利用してみると「これまでのやり方には戻れない」と実感するほど便利です。導入に向けた準備は必要ですが、顧客・社員・取引先すべてのステークホルダーにとってメリットが大きく、特に紙文化が根強い業界においては非常に効果が大きいと考えています。