DXの第一歩は契約から。大栄環境が電子契約で実現した業務効率化とコスト削減

40社を超すグループ企業で多角的な事業を展開

御社の事業内容について教えてください

安藤氏
大栄環境グループは、廃棄物処理・資源循環をコア事業として、汚染土壌の浄化や施設の建設・運営管理、さらには商業施設経営や森林保全、スポーツ支援など多方面に渡る事業を展開するグループ企業です。

一般廃棄物と産業廃棄物の一体的処理が当たり前となるように廃棄物処理のあり方を変えていくことや、動脈市場への高品質な原材料の供給者となるべく資源循環のあり方を変えていくことにより、「カーボンニュートラルの実現」、「循環経済の実現」、「廃棄物処理コストの抑制」という社会的価値を生み出し、そのことを通じて、当社は「社会からの信頼」や「持続的な成長」という価値を得ることにより、グループとしての価値最大化を進めております。

川上氏
私は法務担当として、グループ会社各社から相談に応じ、法務関係の書類の確認や修正対応を行っています。グループ会社は40社以上あり、契約書類の種類・件数ともに非常に多様かつ膨大です。そのため、業務の範囲は広く、廃棄物処理委託の契約はもちろん、スポーツ関連の契約なども含まれます。

小野寺氏
DX推進課は、社内の業務プロセス改善をミッションにしています。契約業務の電子化はその中でも重要な柱で、導入検討・運用設計・現場への展開までを担当しています。

経営管理本部 システム部 副部長　安藤 直樹氏

膨大な契約件数、グループの拡大が業務の負担に

電子契約サービス導入のきっかけはなんだったのでしょうか

安藤氏
電子契約を導入する以前、当社の契約業務は、紙での契約書の印刷、印紙添付、押印、郵送、原本保管という一連の事務作業がありました。廃棄物処理事業では、緊急の案件も多く、急ぎの場合はメールで契約書のドラフトをやり取りしたり、来社いただいた際に原本を直接お渡ししたりすることもありました。これらは時間的にもコスト的にも無視できない負担でした。

契約業務で特に困っていたことは何ですか？

川上氏
まず、契約件数が非常に多いことです。廃棄物処理法では、廃棄物処理委託契約書の作成が義務付けられています。契約書の作成が必須ということは、元の契約書に付随する覚書や変更契約等も書面の作成が必要になるため、契約件数が膨大になります。

これらの多くを紙で処理していたため、人的コストも事務コストも大きな負担でした。さらに、社内承認プロセスの回付に時間がかかることや、郵送・返送の遅延、保管場所の確保や書類の紛失リスクも課題でした。

電子化の検討はいつどのように始まりましたか

安藤氏
2023年4月にDX推進課を新設し、その中で本格的にクラウドサービスの活用を検討し始めました。当社は年々グループ企業が増加しており、それに伴ってコーポレート業務も増えていました。このような状況において、電子契約はDX推進課にとって最初の大きなプロジェクトでした。「契約業務の効率化」「コスト削減」「法務リスクの低減」という観点から、優先度が高いと判断しました。

小野寺氏
将来的な業務量の増加が見込まれていたため、現状のままでは人的コストや手続きの遅延が現実的ではないという危機感がありました。また、取引先との契約締結を迅速に行える体制が必要だという声が現場からも上がっていたため、それに応える形で電子契約の導入が必要だと感じていました。

経営管理本部 総務部 総務2課長　川上 友貴氏

シンプルな操作性と安心感でSMBCクラウドサインを選定

数ある電子契約システムの中で、SMBCクラウドサインを選ばれた理由は何ですか

小野寺氏
複数のシステムを試しましたが、SMBCクラウドサインは操作がシンプルで、現場の負担が少ない点が際立っていました。また、法的効力やセキュリティ要件を満たしており、契約書の電子署名や証拠性の面で安心感があったことも大きな決め手です。

川上氏
印紙税の負担削減というコスト面だけでなく、取引先に与える影響が少ないことも重要でした。SMBCクラウドサインは、取引相手が遠方や海外にいても契約締結が可能で、郵送や対面での押印といった制約を減らせる点が魅力的でした。

どのように社内で導入を推進、活用を進めていかれたのでしょうか

安藤氏
導入自体は比較的スムーズだったと記憶しています。一方で、実務上の運用方法の策定や、さまざまなケースを想定した対応方法の整理など、電子契約の運用ルールを整備することには時間をかけました。導入前から整備を始め、導入後も利用状況に合わせて随時調整していきました。

小野寺氏
導入にあたっては、まず親会社である大栄環境向けに説明会を実施しました。グループ全体としては親会社の運用方針に沿って進めますが、グループ会社によっては運用が異なる部分や例外的なケースもあります。そのような場合は、都度、グループ会社向けの説明会も実施しました。

グループ全体への浸透には、導入後半年ほどかかったと思います。やはり、使い慣れている紙の契約書を使いたいという声も一部でありましたし、紙から電子契約に変えることに抵抗感を持つ方もいらっしゃいました。そうした場合にも説明会を随時実施し、現場の不安を軽減することに注力しました。

経営管理本部 DX推進課　小野寺 陽氏

締結までの時間が大幅に短縮し、印紙代も削減

現在、どのような種類の契約で電子契約を利用していますか？

川上氏
メインは産業廃棄物処理委託契約ですが、それ以外にも注文書・注文請書、業務委託契約書、建設請負契約書、秘密保持契約書などを電子化しています。特に建設関連の契約は金額が大きいため、印紙税の削減効果が大きく、電子契約を積極的に提案しています。

導入後、実務においてどのような成果がありましたか？

安藤氏
まず、契約締結までの時間が大幅に短縮されました。紙の契約書では郵送や押印待ちなどで1週間以上かかることもありましたが、導入後は当日〜数日で完結するケースが増えています。これにより、事業決定のスピードも上がりました。

川上氏
印紙代の負担が劇的に減りました。取引先も電子契約を受け入れてくれるところが増えており、当社としてもコスト削減効果を実感できています。

また、当社グループのアイナックフットボールクラブ株式会社では、選手の皆さんとの契約にも電子契約を利用しています。選手によっては遠方にお住まいの方や、海外にいる方もいらっしゃいますが、場所に関わらず迅速に契約を締結できるのは非常に便利だと感じています。

副次的な効果や社内に与えた影響はありますか？

小野寺氏
契約業務を通じて、これまで慣習的に行われていた紙での印刷・郵送プロセスを見直す良い機会になりました。社内規程やワークフローを整理し、本当に必要な作業は何かを再定義できたことは、大きな業務改革の一歩でした。

費用対効果の大きい事業を優先して電子化していきたい

今後、電子契約をどのような形で拡大していきたいとお考えですか

川上氏
今後も可能な限り、グループ各社で活用していきたいと考えています。契約件数や契約金額を踏まえ、事務コストや印紙税コスト等の負担が重い法人から優先的に展開していければと思います。

導入を検討する他社に向けて、アドバイスをいただけますでしょうか

安藤氏
SMBCクラウドサインは非常にシンプルなUIで、電子契約そのものの法的・技術的信頼性も高いので、業務改善の起点として非常におすすめできます。

電子契約で扱う重要な書類をどのように管理するかは、それぞれの企業によって異なると思います。電子契約の導入をきっかけに、業務改善や改革を実行する良い機会になるかと思いますので、そういった意味でも導入を検討してみてはいかがでしょうか。